Checklist para organizar um evento bem sucedido

Organizar um evento é uma maneira de manter a proximidade com os clientes, de envolvê-los, de contactar potenciais clientes e de ganhar visibilidade no mercado. Não é complicado de fazer mas dá trabalho e implica muita atenção ao detalhe.

O que não esquecer? Checklist para organizar um evento bem sucedido
 

• Dê-lhe um nome: ajuda na divulgação e é mais profissional;
  
  
• Defina o target do evento e comunique para ele;
  
  
• Na divulgação, inclua informação sobre os melhores locais para estacionar (ajuda a diminuir o número de atrasos) e, se necessário, sobre o tipo de vestuário requerido, para que ninguém se sinta desenquadrado;
  
  
• Ao marcar a data, investigue se esta não se sobrepõe a outros eventos;
  
  
• Verifique as previsões meteorológicas para o dia em questão, principalmente, se se tratar de um evento ao ar livre;
  
  
• Liste o material necessário e tenha-o disponível e testado com antecedência (aparelho de som, microfone, projector...);
  
  
• Controle o tempo do evento: há sempre quem chegue atrasado, mas não é por isso que o evento deve atrasar ou terminar mais tarde;
  
  
• Preocupe-se com a qualidade e a quantidade da comida que vai oferecer. Lembre-se que, pelo menos água e café deve sempre oferecer;
  
  
• Verifique se o número de casas de banho é proporcional ao número de assistentes, para que as pessoas não passem mais tempo em filas do que a aproveitar o evento!
  
  
• Adeqúe o espaço ao número de pessoas que vão. Se for pequeno, torna-se desagradável, se for demasiado grande, parece que a sala está vazia;
  
  
• Seja relações-públicas! Tente integrar as pessoas mais tímidas, apresente os assistentes uns aos outros, dê atenção a quem chega. No início do evento, dedique cerca de 30 minutos a este trabalho;
  
  
• Se tiver material para distribuir (pastas, canetas, brindes), faça-o no início ou no fim do evento;
  
  
• Se existir música ambiente, certifique-se que é instrumental e que está num volume que não incomode a conversa dos convidados;
  
  
• Agradeça a presença dos convidados;
  
  
• Elabore questionários de satisfação e analise-os. Terá boas sugestões para melhorar futuramente.

6 Passos para tornar a sua empresa mais competitiva

A medição da competitividade das empresas deve ser baseada em indicadores rigorosos e tangíveis, como são os indicadores financeiros, mas também por fatores de menor objetividade como sejam a perceção da qualidade de serviço ou o nível de satisfação dos clientes.

Basear o processo de decisão apenas nos indicadores económico-financeiros, pode significar passar ao lado das verdadeiras razões da depreciação deste ou daquele fator e correr o risco de apenas se entender o porquê da depressão nas vendas ou na rentabilidade quando estivermos a ser ultrapassados pela concorrência ou esquecidos pelo mercado.

Manter altos níveis de competitividade é trabalho árduo, trabalho de todos os dias, mas recuperar défices de competitividade é herculiano e representa, habitualmente, maiores investimentos.

1 – Melhore os processos de gestão

•    Todos os processos, tarefas e custos que não acrescentem valor ao serviço ou ao produto, devem ser eliminados logo que possível;

•    Nomear gestores sem lhes traçar objetivos com eles negociados ou sem lhes dar autonomia, é perder tempo. Delegue e responsabilize;

•    Sem pessoas não há empresas: faça os seus colaboradores sentirem-se parte do "Grande Plano" e explicite como também eles vão crescer com a empresa;

•    Um colaborador motivado vale muito. Não descanse enquanto houver um que não sinta orgulho no seu trabalho;

•    Os colaboradores não se motivam apenas com dinheiro, envolva-os, certifique-se que eles sabem que são importantes para a organização;

•    Incentive equipas multidisciplinares e ficará surpreendido com o que cada colaborador, cada líder de equipa, cada gestor, pode aprender com os restantes.

2 – Racionalize os processos de trabalho

•    Se não acrescentam valor, são processos para eliminar;

•    Se lhe parece que o processo A está bem conseguido, pense como pode ainda torná-lo melhor;

•    Peça aos colaboradores que digam como melhorariam os processos da empresa. São eles que executam as tarefas e discutem o que poderia ser feito de forma melhor, em casa ou no café. Porque não discuti-lo na empresa?

3 – Invista nas relações de cooperação com outras empresas

•    Nenhum homem é uma ilha. As empresas também não o são. Invista nos seus parceiros. Se os seus parceiros trabalharem melhor, isso será bom para todos;

•    A concorrência pode ser um entrave aos seus negócios ou pode constituir uma fonte de oportunidades. Não feche a porta a uma relação de cooperação só porque se trata de uma empresa concorrente;

•    O mercado nacional é pequeno e os desafios e as oportunidades no exterior são grandes. Se não consegue chegar ao mercado exterior sozinho, olhe à sua volta e procure empresas que queiram empreender em conjunto.

4 – Aposte na qualidade e na certificação

•    Se tem os meios e a vontade de certificar a sua empresa ou o seu produto, faça-o, mas certifique-se que a qualidade do que entrega não depende de uma Certificação, depende apenas da cultura empresarial.

      

5 – Esteja disponível para a inovação

•    A inovação faz-se todos os dias, desde que se aprenda a olhar para as coisas com vontade de as melhorar;

•    Aposte na criatividade e procure ser sempre diferente.

6 – Oriente a empresa para o cliente

•    Não há volta a dar, se precisa de vender, concentre-se em quem compra!

Como fazer um brainstorming produtivo?

Que a inovação é um factor de diferenciação e de sucesso, já não é novidade. E a inovação vem de boas ideias, as quais podem vir de qualquer um. Daí a tendência crescente de realizar brainstormings nas empresas. No entanto, é fácil passar de uma reunião informal de troca de ideias a uma salganhada em que ninguém se entende e não se decide nada.

Então, como fazer um brainstoming produtivo?

Passe um briefing com antecedência

Convide as pessoas para o brainstorming com a devida antecedência e informe-as logo do que se trata: qual é a situação, o que é preciso resolver, onde se quer chegar. Isto permitirá que, até lá, as pessoas vão pensando no assunto e tendo ideias.

Interesse

Os envolvidos na reunião devem estar genuinamente interessados em chegar a uma solução para a questão que se põe. Ter interesse reflete-se em ter atenção, em estar empenhado no que se está a fazer e em motivar os outros. Debater um assunto com alguém que não quer saber é perder tempo e abrir portas para a crítica gratuita, o levantamento constante de problemas (em vez de soluções), para a desmotivação do resto da equipa e para o mau ambiente.

Organização

Os brainstomings podem ser propícios a que se "viaje" demais e se fuja do tema. E quanto mais criativas as pessoas envolvidas, mais fácil é acontecer isto. Às tantas, já se está a ter uma ideia brilhante, que também será para levar à prática, mas que não tem nada a ver com o motivo pelo qual se reuniram. Escolham um líder capaz de ouvir as pessoas, de deixá-las divagar e de ter essas tais ideias, mas que as chame de volta ao assunto que foram tratar.

Abertura

Para si e para os outros. Para si, na medida em que não deve conter-se no que respeita a dizer as suas ideias. Não faça uma triagem, apresente-as todas e deixe que as outras pessoas as complementem. Também não se apegue em demasia ao que pensou. É necessário ter abertura para ouvir os outros e aceitar que as ideias deles podem ser tão válidas como as suas.

Respeito

Não há ideias boas e ideias más. Há ideias que se adequam e ideias que (ainda) não têm cabimento. Há espaço para divagar, para imaginar, para voar alto. Não há espaço para gozar. Todos devem ser ouvidos até ao fim e não ser julgados. Uma ideia espatafúrdia pode ser o início de uma ideia genial. É importante que haja respeito e que toda a gente se sinta à vontade para dizer o que pensa, sem receio de ser alvo de chacota.

Complementaridade

Se fosse para pensar sozinho, não valia a pena estar com mais gente. Ninguém diz que a ideia final tem de ser de uma só pessoa. A ideia de um pode ser o início da ideia de outro. Devemos ouvir toda a gente, tentar entender o que tentam transmitir e aperfeiçoar a ideia.

Aponte as ideias que são sugeridas

Lá por não serem adequadas no momento, não quer dizer que não sejam mais tarde. Além disso, as ideias geram ideias e não existem ideias demais. Aproveite para rechear o banco de ideias da sua empresa.

Bom ambiente

É possível e mais produtivo fazer estas sessões num ambiente informal e descontraído. Principalmente, quando é para dar largar à criatividade. A reunião de brainstorming até pode decorrer num jantar entre colegas. Porque não?

6 Razões para ter um banco de ideias

Simples, fácil e gratuito. O banco de ideias pode trazer-lhe imensos benefícios ou, se não existir espírito de participação e de inovação na empresa, pode não servir para nada… mas também não custou nada! O que tem a perder? Experimente!

1 – NÃO TEM CUSTOS

Um banco de ideias é um “local” onde as pessoas da empresa apontam as ideias que têm. Pode ser físico, como uma folha de papel ou uma caixa, ou pode ser virtual. O que importa é que cumpra o propósito.

2 – TRAZ BENEFÍCIOS

Trabalhar numa empresa que aposta em novidades e, simultaneamente, ouve as pessoas e incentiva a sua participação, é altamente motivador: o sucesso da empresa (de parte, pelo menos) deve-se a “si”. E isso é um grande motivo de orgulho, algo para contar aos conhecidos e amigos (divulgação gratuita) e um incentivo enorme para querer fazer ainda melhor.

3 – INOVAÇÃO E DISTINÇÃO

Novas ideias (levadas à prática) são inovação. E quanto mais originais, mais difíceis de copiar. A vantagem é óbvia quando pensamos que um dos fatores de distinção das empresas é a capacidade de estar à frente: mais ideias, novos produtos/serviços, maior vantagem competitiva, mais dinheiro!

4 – DÁ-LHE UMA IDEIA DO COMPROMETIMENTO DAS PESSOAS COM A ORGANIZAÇÃO

Quanto mais empenhadas e comprometidas estão as pessoas, maior a tendência de se envolverem, de quererem contribuir e de procurar novas soluções que beneficiem a empresa. Se implantar um banco de ideias numa empresa em que as pessoas acham que “não vale a pena”, “ninguém vai ligar nenhuma”, “quando entrei aqui fartei-me de dar ideias e ninguém quis saber”, vai notar que este não é alimentado. É altura de tomar medidas a nível da Gestão de Recursos Humanos, detetar o que está mal e aproximar a empresa dos colaboradores.

5 – NÃO SE PERDEM IDEIAS

Lá porque algo não se aplica hoje, não quer dizer que não possa ser a salvação do amanhã. Não custa nada guardar as ideias que já existem. Assim, quando forem necessárias, em vez de uma memória vaga, do género, “como é que era aquilo que estavas a sugerir no outro dia?”, basta consultar o banco. É um investimento sem custos.

6 – MELHORIA CONTÍNUA

Da empresa, dos produtos e serviços, da relação entre empresa e colaboradores, do espírito de equipa, do diálogo… Sem custar nada, o banco de ideias pode refletir-se em muitas e variadas vantagens.

9 Práticas anti-crise para aplicar na sua empresa

Momentos de crise são momentos de mudança: as empresas que não conseguem adaptar-se desaparecem, as que conseguem permanecem, surgem inovações e criam-se novos paradigmas de mercado.

Independentemente do motivo que leva uma empresa a entrar em rota descendente (tanto pode dever-se a uma conjuntura económica global como a um caso específico de determinado sector, como o impacto que a lei do tabaco teve nesta indústria, por exemplo), há medidas que se podem tomar para nos protegermos da crise, mas que não são milagrosas e devem ser praticadas, também, quando esta não existe.

1 - TENHA VISÃO DE FUTURO

Inovar, inovar, inovar. Desenvolva novos produtos, explore novos segmentos de mercado, não estagne. O “sempre foi assim” não funciona. O mercado não é estático, as empresas também não o podem ser. Fazer o mesmo de sempre, implica que o mercado seja o mesmo de sempre. E não é. Prepare-se para o aparecimento de novos concorrentes, para mais exigência dos clientes e para a procura de novos produtos ou serviços.

2 - NÃO PONHA OS OVOS TODOS NO MESMO CESTO

Se a sua empresa oferece apenas 1 tipo de produto ou serviço, tenha especial atenção. Esse sector pode entrar em crise e ver-se-á a braços com mais dificuldades do que antecipou. Solução? Cada caso é um caso, mas a resposta deverá sempre passar pela diferenciação: outros produtos ou serviços, direcionamento para novos mercados, inovação constante da sua oferta. Seja diferente e continue a sê-lo. Quando lançar a sua oferta (diferente) no mercado, comece logo a preparar a próxima. Deste modo, quando o mercado começar a cobri-la, você estará um passo à frente. Seja o próprio a tornar os seus produtos obsoletos.

3 - CONTE COM AS PESSOAS

Para o bem e para o mal. Uma empresa nunca será mais do que as pessoas que nela trabalham e, principalmente em tempos de crise, é essencial contar com recursos humanos prontos para mudar, inovar, aprender, arregaçar as mangas e trabalhar. A capacidade de adaptação é uma competência fulcral a ter em atenção no recrutamento: calimeros que só se lamentam, dinossauros que não querem evoluir, tornam-se um peso para a empresa e puxam-na para baixo. Não estamos em época de “deixar andar”. Fale com a sua equipa, motivem-se uns aos outros, discutam novas ideias, apostem em formação, troquem conhecimentos, apostem em formação e… bola para a frente!

Confie nas pessoas que tem consigo. Dê-lhes autonomia, empowerment. Contratou-as porque são boas. Deixe-as explorar as competências que têm. Pessoas que sentem que têm uma palavra a dar, que fazem diferença, empenham-se mais, dedicam-se mais, vestem a camisola e apresentam melhores resultados. Afinal, a empresa também é delas. É isto que devem sentir. A pertença gera compromisso e o compromisso, melhor desempenho.

4 - CRIE UM BANCO DE IDEIAS

Porque as ideias não são boas nem más. São ideias. E o que não se aplica num momento, pode aplicar-se noutro. Um banco de ideias incentiva a inovação e a melhoria contínua, aumenta o compromisso dos colaboradores, melhora o diálogo e leva à diferenciação, o que pode traduzir-se em vantagem competitiva e, consequentemente, em lucro. Não é à toa que empresas como a Google apostam e incentivam novas ideias.

5 - SEJA RÁPIDO

O mercado está sempre a mudar. Se nota que está a surgir uma nova tendência, aja! Não arrisque tudo, explore o mercado, dirija-se a determinado segmento e veja como é que as pessoas reagem à sua nova oferta. E, mais uma vez, não concentre todos os recursos no mesmo projeto. Essencialmente, tente ser rápido a decidir. Na maioria das empresas, o tempo que se leva para tomar uma pequena decisão e, pior, o tempo que vai da decisão à implementação (nos casos em que esta realmente é levada à prática), é feito a passo de pato. Quando vai na estrada também olha para o caminho, está atento a desvios, buracos, alterações… Conduza a sua empresa da mesma forma que conduz o seu carro: olhando para fora e antecipando as mudanças da estrada.

6 - NÃO COPIE ESTRATÉGIAS

Mais uma vez, seja diferente! As empresas que vivem da imitação têm menos hipóteses de sobreviver. Afinal, têm de esperar pelas ideias dos outros para passarem à ação. Na melhor das hipóteses, estarão em 2º lugar. Chegam atrasadas ao mercado, podem não dominar inteiramente a nova ideia, já haverá segmentos onde não vão chegar (por já estarem servidos), quando estiverem em plena força, os “imitados” poderão já estar a executar uma nova ideia… E, provavelmente, ainda ficam contentes por verem que há quem esteja em 3º ou em 4º.

7 - APOSTE NO MARKETING E NA COMUNICAÇÃO

Não adianta de nada ter um excelente produto ou serviço se ninguém souber que existe. Com mais ou menos recursos, é importante conhecer o mercado, adequar-se a ele, antecipar, divulgar e medir os resultados. Tenha um plano estratégico à sua medida e reveja-o periodicamente.

8 - INVISTA EM TECNOLOGIA

Porque é exatamente isso: um investimento. A tecnologia permite-lhe fazer mais com menos, ter uma noção atempada do que se passa na globalidade da sua empresa, poupar tempo, poupar dinheiro, chegar a mais mercados, organizar-se melhor e tomar melhores decisões… Os benefícios variam consoante a plataforma tecnológica e os fins para que é utilizada. Investigue! Conheça o que pode ter, o que lhe convém, peça demonstrações, avalie e tome decisões informadas. Não usufruir dos benefícios que a tecnologia lhe traz é deixa-se ficar para trás face às empresas que o fazem.

9 - INTERNACIONALIZE

Internacionalizar é, para muitos, a palavra-chave para sobreviver a tempos mais difíceis. Procurar mercados mais desafogados. Nem todas as empresas poderão fazê-lo. Outras, podem fazê-lo em força, outras ainda, poderão “ir internacionalizando”. Lembre-se que temos um mercado aberto, de comunicação aberta, em que é fácil conhecer o que se faz nos outros países e dar-lhes a conhecer o que fazemos nas nossas empresas. Beneficie das maravilhas da Internet, há imensas plataformas de oferta de produtos e serviços online. Estude o seu caso. Investigue a possibilidade de parcerias com empresas estrangeiras, se lhe for mais viável. A globalização chegou há muito, o mercado é o mundo. Pare de pensar local. Aproveite!