Como identificar as causas dos problemas (para os resolver definitivamente!)

É conhecida a história do senhor que vai ao psiquiatra por não conseguir dormir: quando está em cima da cama, imagina que está alguém lá debaixo. Vai para baixo da cama, imagina que está alguém em cima. O psiquiatra recomenda 1 visita semanal durante 2 anos, prometendo resolver o problema. O senhor não aparece mais. Uns tempos depois, encontram-se na rua e o psiquiatra pergunta ao senhor o que aconteceu, porque não havia aparecido mais. Responde o senhor: “por €10, um amigo meu resolveu a questão: cortou os pés da cama!”

Nas empresas acontece o mesmo: muitos problemas complexos podem ter soluções muito simples. O que acontece é que, muitas vezes, incorre-se no erro de resolver problemas sem determinar as suas causas: o problema vai repetir-se indefinidamente (o lado positivo é que já se sabe corrigi-lo, no entanto, para quem quer caminhar na direção da melhoria contínua, resolver o mesmo problema várias vezes, não é solução).

Solução: use a análise 5W!

Perguntar "porquê" 5 vezes vai ajudá-lo a identificar a causa da situação:

1. Identifique o problema;
2. Pergunte "porquê" que aconteceu (identificando todas as causas possíveis);
3. Para cada uma das causas identificadas, volte a perguntar-se “porquê?”
4. Repita cinco vezes os passos 2 e 3. Quando concluir este procedimento deverá ter encontrado as raízes do problema.
5. Identifique a solução e as medidas a tomar para resolver as causas do problema.

Exemplo de aplicação da análise 5W:

No caso deste exemplo, a solução passou por criar e adotar a checklist. Muitos dos problemas que as empresas enfrentam têm uma solução simples e fácil de implementar. O que costuma faltar é a identificação correta da origem do problema, de modo a poder cortar o mal pela raiz. 

Experimente seguir este método e diga-nos como correu!

Fonte: "Pensamento Lean - A filosofia das organizações vencedoras", de João Paulo Pinto.

6 Razões para ter um banco de ideias

Simples, fácil e gratuito. O banco de ideias pode trazer-lhe imensos benefícios ou, se não existir espírito de participação e de inovação na empresa, pode não servir para nada… mas também não custou nada! O que tem a perder? Experimente!

1 – NÃO TEM CUSTOS

Um banco de ideias é um “local” onde as pessoas da empresa apontam as ideias que têm. Pode ser físico, como uma folha de papel ou uma caixa, ou pode ser virtual. O que importa é que cumpra o propósito.

2 – TRAZ BENEFÍCIOS

Trabalhar numa empresa que aposta em novidades e, simultaneamente, ouve as pessoas e incentiva a sua participação, é altamente motivador: o sucesso da empresa (de parte, pelo menos) deve-se a “si”. E isso é um grande motivo de orgulho, algo para contar aos conhecidos e amigos (divulgação gratuita) e um incentivo enorme para querer fazer ainda melhor.

3 – INOVAÇÃO E DISTINÇÃO

Novas ideias (levadas à prática) são inovação. E quanto mais originais, mais difíceis de copiar. A vantagem é óbvia quando pensamos que um dos fatores de distinção das empresas é a capacidade de estar à frente: mais ideias, novos produtos/serviços, maior vantagem competitiva, mais dinheiro!

4 – DÁ-LHE UMA IDEIA DO COMPROMETIMENTO DAS PESSOAS COM A ORGANIZAÇÃO

Quanto mais empenhadas e comprometidas estão as pessoas, maior a tendência de se envolverem, de quererem contribuir e de procurar novas soluções que beneficiem a empresa. Se implantar um banco de ideias numa empresa em que as pessoas acham que “não vale a pena”, “ninguém vai ligar nenhuma”, “quando entrei aqui fartei-me de dar ideias e ninguém quis saber”, vai notar que este não é alimentado. É altura de tomar medidas a nível da Gestão de Recursos Humanos, detetar o que está mal e aproximar a empresa dos colaboradores.

5 – NÃO SE PERDEM IDEIAS

Lá porque algo não se aplica hoje, não quer dizer que não possa ser a salvação do amanhã. Não custa nada guardar as ideias que já existem. Assim, quando forem necessárias, em vez de uma memória vaga, do género, “como é que era aquilo que estavas a sugerir no outro dia?”, basta consultar o banco. É um investimento sem custos.

6 – MELHORIA CONTÍNUA

Da empresa, dos produtos e serviços, da relação entre empresa e colaboradores, do espírito de equipa, do diálogo… Sem custar nada, o banco de ideias pode refletir-se em muitas e variadas vantagens.