Checklist para organizar um evento bem sucedido

Organizar um evento é uma maneira de manter a proximidade com os clientes, de envolvê-los, de contactar potenciais clientes e de ganhar visibilidade no mercado. Não é complicado de fazer mas dá trabalho e implica muita atenção ao detalhe.

O que não esquecer? Checklist para organizar um evento bem sucedido
 

• Dê-lhe um nome: ajuda na divulgação e é mais profissional;
  
  
• Defina o target do evento e comunique para ele;
  
  
• Na divulgação, inclua informação sobre os melhores locais para estacionar (ajuda a diminuir o número de atrasos) e, se necessário, sobre o tipo de vestuário requerido, para que ninguém se sinta desenquadrado;
  
  
• Ao marcar a data, investigue se esta não se sobrepõe a outros eventos;
  
  
• Verifique as previsões meteorológicas para o dia em questão, principalmente, se se tratar de um evento ao ar livre;
  
  
• Liste o material necessário e tenha-o disponível e testado com antecedência (aparelho de som, microfone, projector...);
  
  
• Controle o tempo do evento: há sempre quem chegue atrasado, mas não é por isso que o evento deve atrasar ou terminar mais tarde;
  
  
• Preocupe-se com a qualidade e a quantidade da comida que vai oferecer. Lembre-se que, pelo menos água e café deve sempre oferecer;
  
  
• Verifique se o número de casas de banho é proporcional ao número de assistentes, para que as pessoas não passem mais tempo em filas do que a aproveitar o evento!
  
  
• Adeqúe o espaço ao número de pessoas que vão. Se for pequeno, torna-se desagradável, se for demasiado grande, parece que a sala está vazia;
  
  
• Seja relações-públicas! Tente integrar as pessoas mais tímidas, apresente os assistentes uns aos outros, dê atenção a quem chega. No início do evento, dedique cerca de 30 minutos a este trabalho;
  
  
• Se tiver material para distribuir (pastas, canetas, brindes), faça-o no início ou no fim do evento;
  
  
• Se existir música ambiente, certifique-se que é instrumental e que está num volume que não incomode a conversa dos convidados;
  
  
• Agradeça a presença dos convidados;
  
  
• Elabore questionários de satisfação e analise-os. Terá boas sugestões para melhorar futuramente.

6 Passos para tornar a sua empresa mais competitiva

A medição da competitividade das empresas deve ser baseada em indicadores rigorosos e tangíveis, como são os indicadores financeiros, mas também por fatores de menor objetividade como sejam a perceção da qualidade de serviço ou o nível de satisfação dos clientes.

Basear o processo de decisão apenas nos indicadores económico-financeiros, pode significar passar ao lado das verdadeiras razões da depreciação deste ou daquele fator e correr o risco de apenas se entender o porquê da depressão nas vendas ou na rentabilidade quando estivermos a ser ultrapassados pela concorrência ou esquecidos pelo mercado.

Manter altos níveis de competitividade é trabalho árduo, trabalho de todos os dias, mas recuperar défices de competitividade é herculiano e representa, habitualmente, maiores investimentos.

1 – Melhore os processos de gestão

•    Todos os processos, tarefas e custos que não acrescentem valor ao serviço ou ao produto, devem ser eliminados logo que possível;

•    Nomear gestores sem lhes traçar objetivos com eles negociados ou sem lhes dar autonomia, é perder tempo. Delegue e responsabilize;

•    Sem pessoas não há empresas: faça os seus colaboradores sentirem-se parte do "Grande Plano" e explicite como também eles vão crescer com a empresa;

•    Um colaborador motivado vale muito. Não descanse enquanto houver um que não sinta orgulho no seu trabalho;

•    Os colaboradores não se motivam apenas com dinheiro, envolva-os, certifique-se que eles sabem que são importantes para a organização;

•    Incentive equipas multidisciplinares e ficará surpreendido com o que cada colaborador, cada líder de equipa, cada gestor, pode aprender com os restantes.

2 – Racionalize os processos de trabalho

•    Se não acrescentam valor, são processos para eliminar;

•    Se lhe parece que o processo A está bem conseguido, pense como pode ainda torná-lo melhor;

•    Peça aos colaboradores que digam como melhorariam os processos da empresa. São eles que executam as tarefas e discutem o que poderia ser feito de forma melhor, em casa ou no café. Porque não discuti-lo na empresa?

3 – Invista nas relações de cooperação com outras empresas

•    Nenhum homem é uma ilha. As empresas também não o são. Invista nos seus parceiros. Se os seus parceiros trabalharem melhor, isso será bom para todos;

•    A concorrência pode ser um entrave aos seus negócios ou pode constituir uma fonte de oportunidades. Não feche a porta a uma relação de cooperação só porque se trata de uma empresa concorrente;

•    O mercado nacional é pequeno e os desafios e as oportunidades no exterior são grandes. Se não consegue chegar ao mercado exterior sozinho, olhe à sua volta e procure empresas que queiram empreender em conjunto.

4 – Aposte na qualidade e na certificação

•    Se tem os meios e a vontade de certificar a sua empresa ou o seu produto, faça-o, mas certifique-se que a qualidade do que entrega não depende de uma Certificação, depende apenas da cultura empresarial.

      

5 – Esteja disponível para a inovação

•    A inovação faz-se todos os dias, desde que se aprenda a olhar para as coisas com vontade de as melhorar;

•    Aposte na criatividade e procure ser sempre diferente.

6 – Oriente a empresa para o cliente

•    Não há volta a dar, se precisa de vender, concentre-se em quem compra!