Consegue organizar todo o correio electrónico?

Como todos sabemos, o Microsoft Outlook é um dos clientes de correio electrónico mais completos. A facilidade de configuração de contas, a integração com muitas aplicações que temos no desktop e a fácil gestão de correio electrónico são algumas características que tornam o Microsoft Outlook a escolha de muitos utilizadores.

Uma das funcionalidades que podemos usar são as Regras. Para quem recebe/envia muito correio electrónico a criação de regras no Outlook podem ajudar em muito na organização de toda a informação. 

Como criar regras no Outlook?

A criação de regras estão disponíveis através do separador Base. Em seguida devemos carregar em Regras e escolher Gerir Regras e Alertas

Na janela seguinte carregamos em Nova Regra

Será apresentada as várias opções disponibilizadas, das quais destacamos:

• Mover mensagens de alguém para uma pasta;
• Mover mensagens com palavras específicas no assunto para uma pasta;
• Mover as mensagens enviadas para um grupo público para uma pasta;
• Enviar um alerta para o telemóvel quando é recebido uma mensagem;
• Criar uma regra em branco (para mensagens recebidas);
• Criar uma regra em branco (para mensagens enviadas);

Imagine por exemplo que pretende mover todas as mensagens para uma pasta específica, que tenham no assunto as palavras Microsoft ou PrimaveraBss. Para isso, podem escolher Aplicar regra nas mensagens recebidas.

  

Em seguida, indicamos a pasta para onde vamos mover os e-mails seleccionando move-a para a pasta especificada e escolhemos a pasta. Para finalizar, podemos aplicar de imediato a regra na pasta A receber ou apenas activar a regras para próximas mensagens de e-mail. 

Depois da regra criada, todos os e-mails que possuem no assunto as palavras Microsoft ou PrimaveraBss, serão movidas para a pasta Partner, dentro da estrutura de pastas da nossa conta de e-mail.

Poderá criar regras com base em muitos critérios e também com base nos e-mails já recebidos. Para isso, basta carregar com o botão do lado direito do rato em cima de um e-mail e aceder a Regras e em seguida Criar Regra.

Tecnologias de Informação Lean - Parte I

Nascido no ambiente da produção, o Pensamento Lean tem vindo a alargar os seus horizontes, determinado a provar a aplicabilidade dos seus princípios para lá da maquinaria pesada e da transformação da matéria prima. De facto, a vontade de melhorar sempre e de cortar onde quer que se encontre desperdício, é de aplicação universal.

Uma das áreas em que o Pensamento Lean vai dando os seus primeiros, mas firmes passos, é nas Tecnologias de Informação. Aqui não se trata de ter um produto disponível para entregar a um cliente, mas de entregar informação relevante, em tempo útil, a todos quantos necessitem dela. E, se vivemos o tempo da informação – e do excesso de informação, também – esta é uma área a que devemos dar especial atenção, pois pode "esconder" custos avultados, mau serviço ao cliente ou desmotivação de colaboradores.

Assim, deixamos hoje uma primeira abordagem a esta matéria, introduzindo uma pequena matriz de alvos primários ao corte no desperdício na infra-estrutura do sistema de informação da sua empresa: