Sistema 5S - Introduza o Lean na sua empresa

O que é?
 

É um sistema de 5 passos, que promove a Organização e a Limpeza, no sentido do alcance da máxima Eficiência e Qualidade. É uma metodologia utilizada em organizações tão grandes como a Toyota ou a Ford, e noutras, tão pequenas quanto empresas de serviços, com apenas 3 ou 4 colaboradores.

Como todas as ferramentas Lean, o sistema 5S combate o desperdício, promove a fluidez operacional e incrementa os níveis de eficiência e produtividade.

Porquê implementar?

Ambientes de trabalho sujos, desarrumados e desorganizados não são produtivos. Lixo, peças soltas, stock por arrumar ou papel acumulado, impedem o livre movimento de colaboradores, originam perdas de tempo à procura do que se pretende, além de poderem representar um perigo físico ou ambiental para as pessoas.

O principal objetivo do sistema 5S é a promoção da Segurança, Eficiência, Produtividade e Satisfação do Trabalho.

Benefícios 5s

•    Mais segurança;
•    Menos tempo de inoperância;
•    Maior motivação de colaboradores;
•    Rápida identificação de problemas;
•    Controlo visual;
•    Definição de práticas de trabalho;
•    Mais qualidade no trabalho e nos processos;
•    Mais e melhor comunicação entre colaboradores;
•    Delegação de responsabilidades.

Os 5 passos

O sistema 5S deve o seu nome a 5 palavras japonesas, começadas por "S":

•    Seiri: Identificar;
•    Seiton: Definir;
•    Seiso: Manter;
•    Seiketsu: Normalizar;
•    Shitsuke: Aculturar.

1 - Seiri: Neste passo, identificamos tudo o que existe no espaço de trabalho e separamos o necessário do desnecessário, o que está no sítio certo e o que deve estar em outro local.
Com isto, deixamos no local de trabalho apenas os items necessários às tarefas que aí se desempenham, e identificamos a Organização Ideal do espaço de trabalho.

2 - Seiton: Na continuação do passo anterior, neste, colocamos todos os items no seu local mais apropriado, de forma a estar acessível e utilizável, sempre que necessário.

3 - Seiso: Neste passo, definimos o plano de manutenção do espaço de trabalho e de todos os items neste contido. Fazemos desse plano uma tarefa de todos os colaboradores.

4 - Seiketsu: Neste passo, é definido o standard e a organização e a limpeza passam a fazer parte do dia-a-dia de todos.

5 - Shitsuke: Finalmente, o sistema passa a ser parte da cultura da organização, não apenas um conjunto de tarefas que estão descritas e que são impostas.

Como implementar?

O sistema 5s é muito valioso por si só, no entanto, deve ser entendido como uma parte de um quadro maior, no estabelecimento de boas práticas, métodos de resolução de problemas e de melhoria contínua.

Ainda assim, o sistema 5s é, frequentemente, o primeiro passo, dado por muitas organizações, na adoção de práticas Lean. Vale pena despender algum tempo a olhar para o espaço de trabalho e fazer o exercício de identificar tudo o que lá se encontra, o que está deslocado, o que pode ser melhor organizado e como pode ser definida uma sistematização, implementada e imbuída na cultura organizacional.

Boas práticas de networking

O mundo funciona em rede, as pessoas ouvem as outras pessoas,  online e pessoalmente. Por norma, as pessoas com mais facilidade na vida são aquelas que, para além das competências necessárias, têm as melhores redes de contactos. 

O que é que isto diz? Seja sociável! Construa, mantenha e aumente a sua rede de contactos, vai notar o seu negócio a prosperar.

 

Isto faz-se, essencialmente, com tempo e dedicação e não vale a pena começar se não pretender continuar, a comunicação deve ser contínua, bidireccional e gradual. Não pode decidir hoje que quer ter fazer uma boa rede de contactos e contar que esta esteja "pronta" nem no dia seguinte, nem no mês seguinte. Este é um processo que nunca termina. Aposte na simpatia, na abertura e nos pequenos hábitos que criam e fortalecem relações:

1 - Seja positivo: em cada conversa, lembre-se de algo positivo, que seja agradável de ouvir. Assegure-se que está a dar e a receber feedback positivo numa base diária;

2 - Congratule: seja uma influência positiva nas pessoas que o rodeiam. Diga às pessoas de que forma contribuem para a sua vida. Celebre e reconheça os sucessos dos outros, sendo sincero quando o faz;

3 - Apresente-se a pessoas que não conhece: conheça pelo menos uma pessoa em cada evento a que vai.

O que não fazer:
•    Desligar o telefone;
•    Adiar respostas a convites;
•    Não ler as cartas / os e-mails que lhe chegam;
•    Esquecer o seu cartão de contacto;
•    Em eventos, não esteja sempre só com as pessoas que já conhece.