Criar e adicionar uma assinatura da mensagem de email

Pode criar assinaturas personalizadas para as suas mensagens de email que incluam texto, imagens, ou o seu cartão de visita eletrónico, um logótipo ou até mesmo uma imagem da sua assinatura manuscrita.

O objetivo das assinaturas no e-mail é poupar algum tempo, já que há sempre informação que se repete em todos os e-mail que enviamos (ex. Com os melhores cumprimentos,). Por outro lado, damos um aspeto mais bonito e profissional ao nosso e-mail onde, por exemplo, podemos incluir os nossos contactos, endereços do twitter/facebook, nome da empresa, frases a alertar para não imprimir os e-mail recebidos para ser amigo do ambiente, etc.

A sua assinatura pode ser automaticamente adicionada a mensagens de saída, ou pode adicionar a assinatura de forma manual, somente às mensagens que escolher.

Criar uma assinatura:

1. Abra uma nova mensagem. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique em Assinatura e em Assinaturas.
   
   
2. Na guia Assinatura de Email, clique em Novo.
3. Digite um nome para a assinatura e clique em OK.
4. Na caixa Editar assinatura, digite o texto que deseja incluir na assinatura.
5. Para formatar o texto, selecione-o e use os botões de estilo e formatação para escolher as opções desejadas. 
6. Para adicionar elementos além do texto, clique no local em que deseja que o elemento apareça e siga um destes procedimentos:
   
   
   
   
   
7. Para concluir a criação da assinatura, clique em OK.

Observação: A assinatura que acabou de criar ou modificar não aparecerá na mensagem aberta; ela deverá ser inserida na mensagem.

Adicionar uma assinatura a mensagens:

As assinaturas podem ser adicionadas automaticamente a todas as mensagens de saída, ou pode escolher em que mensagens vai incluir uma assinatura.

Observação: Cada mensagem pode incluir apenas uma assinatura.

Inserir uma mensagem automaticamente:

 

1. Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique em Assinatura e em Assinaturas.

 

2. Em Escolha a assinatura padrão, na lista Conta de email, clique na conta de email à qual você deseja associar a assinatura.
3. Na lista Novas mensagens, selecione a assinatura que deseja incluir.
4. Se quiser que uma assinatura seja incluída quando responder ou encaminhar mensagens, na lista Respostas/encaminhamentos, selecione a assinatura. Caso contrário, clique em (nenhuma).

Inserir uma mensagem manualmente:

• Em uma nova mensagem, na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique em Assinatura e clique na assinatura desejada.

Dica: Para remover a assinatura de uma mensagem aberta, seleccione a assinatura no corpo da mensagem e pressione DELETE.

Vídeo - Adicionar assinaturas a mensagens de email:

Como detetar a desmotivação?

Os resultados das empresas dependem, em larga escala, das pessoas que nelas trabalham. Quando as pessoas estão desmotivadas, a qualidade do serviço piora, a produtividade diminui, o cliente deixa de receber a atenção que merece e, claro, os resultados da empresa pioram.

 

Impõe-se assim a pertinente questão: quais são os sinais que indicam desmotivação?
 

1 - Presença constante de conflitos;
 

2 – Queda nos resultados (tanto individuais como das equipas);
 

3 - Índice acentuado de rotatividade dos colaboradores;
 

4 - Absenteísmo constante;
 

5 - Ausência de comunicação eficaz, mesmo entre membros da mesma equipa;
 

6 - Ambiente pesado;
 

7 - Relacionamento frágil e de pouca confiança entre líderes e liderados;
 

8 - Ausência de propostas que visem o desenvolvimento profissional das pessoas;
 

9 - Falta de estímulo para participar em atividades promovidas pela empresa;
 

10 - Profissionais habituados à zona de conforto e adversos a processos de mudança;

12 - Fortalecimento da "rádio corredor": os boatos valem mais do que as informações passadas pelos líderes, a confiança é diminuta (tanto em relação aos líderes, como às políticas da empresa);

13 – As pessoas não apresentam ideias novas: assumem que não serão levadas a sério, que haverá sempre qualquer entrave e que não serão reconhecidas.

Como reconhecer um empreendedor?

Ser empreendedor não implica ter uma empresa. Empreendedores são pessoas que, independentemente de trabalharem por conta de outrem ou por conta própria, reúnem um determinado conjunto de características que as tornam profissionais de valor em qualquer empresa.

Tanto na próxima entrevista que fizer, como relativamente às pessoas que já trabalham consigo, tenha em atenção se, falando delas, responde afirmativamente às questões que se seguem. Podem ser pessoas em quem apostar!

1. Tem vontade de aprender continuamente?

O mercado está sempre a mudar, a tecnologia sempre a evoluir, as técnicas a ficar obsoletas, o cliente a querer coisas novas. Ser empreendedor implica empenho (e vontade) para evoluir e acompanhar as mudanças.

2. Está disposto a trabalhar muito?

O sucesso e o reconhecimento não caem do céu. Antes, há que trabalhar! Os empreendedores sabem disto e mexem-se para lá chegar.

3. Tem capacidade de decidir e de correr riscos calculados?

Ser empreender passa por ser capaz de antecipar problemas e oportunidades, tomar decisões e fazer as coisas acontecerem. Os empreendedores assumem a responsabilidade das suas decisões.

5. Quer continuar sempre a crescer?

Para um empreendedor, estagnar – por confortável que possa ser – não é opção. Dinamismo, persistência e resiliência são características fundamentais.

6. É proativo?

Os empreendedores procuram estar informados do que se passa e não têm receio de agir, mesmo que ninguém lhes tenha pedido, ou que a ação não conste das suas funções. Faz o que acha que é preciso fazer, visando sempre o melhor para a empresa.

7. Acha que pode mudar o mundo?

"Aqueles que são loucos ao ponto de achar que podem mudar o mundo são aqueles que o fazem"! Se a sua empresa precisa de uma volta de 180 graus, é uma pessoa com este espírito que deve procurar.

10 Erros de atendimento que não pode cometer!

1. Dar pouca atenção ao cliente

Seja ao telefone ou pessoalmente, seja a rececionista ou o administrador. O cliente merece sempre ter a atenção da pessoa a quem se dirige.

2. Tentar vencer uma discussão

Simplesmente, não leva a lado nenhum, pode perder o cliente e ainda obter buzz negativo.

3. Ser inacessível

A palavra de ordem é proximidade. Se o cliente não consegue falar com quem precisa de falar, rapidamente escolhe uma empresa que tenha pessoas disponíveis para o ouvir e solucionar os seus problemas

4. Dar primazia à política da empresa em vez de a dar ao cliente

Se o cliente pede ou precisa de algo perfeitamente exequível, por que é que há de ouvir algo como "as nossas regras não o permitem"? A regra principal deve ser não permitir que um cliente continue insatisfeito. 

5. Não cumprir o que promete

Seja um prazo ou uma solução. A credibilidade é fator essencial no atendimento e na manutenção dos clientes. Se, por acaso, alguma vez falhar em algo que tenha acordado com um cliente, não invente explicações. Assuma, peça desculpa, compense o cliente e não volte a repetir o erro.

6.  Repetir os mesmos erros

Errar uma vez é aceitável, repetir o mesmo erro não é. Ponha-se no lugar do cliente. Quando uma empresa fornecedora repete constantemente o mesmo erro, continua a trabalhar com ela?

7. Transferir constantemente o cliente para outro departamento ou pessoa

Para o cliente, falar com um colaborador da empresa, é falar com a empresa. Se a empresa não é capaz de lhe dar resposta e o transfere constantemente para outra pessoa ou departamento, como se ninguém tivesse competência para o atender, ou como se o cliente fosse uma batata quente, o cliente vai acabar por transferir-se sozinho... para a concorrência!

8. Transmitir mau ambiente

Discussões, repreensões ou qualquer comportamento que demonstre falta de educação e de cordialidade não devem ser tidos em frente a um cliente (e, se também não acontecerem quando o cliente não está, melhor!). A impressão que passa é má. Ninguém se sente confortável quando é apanhado numa discussão alheia, menos ainda quando estamos no papel de cliente.

9. Não ouvir

Sem saber ouvir, não se consegue dar uma resposta satisfatória. E poucas coisas são tão irritantes como perguntar "alhos" e obter resposta a "bugalhos". O cliente fica insatisfeito e a empresa passa por incompetente.

10. Esquecer a educação

"Por favor", "Obrigado", "Pedimos desculpa " são expressões simples, não custam nada e marcam pontos com o cliente. Afinal, as empresas são as pessoas que nelas trabalham. Pessoas que erram e devem saber assumi-lo; pessoas que não são perfeitas mas que se esforçam por dar o seu melhor, sempre com empenho, educação e respeito.

Tecnologias de Informação Lean – Parte II

A aplicação dos princípios Lean em outras áreas, que não a produção, nem sempre é aparente, ainda que estes sejam de aplicação universal.

Assim, deixamos hoje a aplicação desses princípios às Tecnologias de Informação, apontando exemplos e outras questões a considerar:

Primeiro princípio: Definir valor

Não querendo ser exaustivo, definiremos valor, para este exercício, como a disponibilidade de informação no momento em que é solicitada e a prontidão de resposta dos sistemas.

Segundo princípio: Mapear Fluxos de Valor

Nas Tecnologias de Informação, os fluxos de valor são os serviços disponibilizados aos mais diversos utilizadores/utentes: clientes, colaboradores, gestores, investidores, fornecedores ou qualquer outro stakeholder. Dentro destes fluxos de valor é conveniente diferenciar aqueles que são primários (transações em pontos de venda ou comércio eletrónico, por exemplo) e os que são secundários (armazenamento de dados ou rotinas de segurança).

A diferenciação é importante, na medida em que é objetivo fundamental do Pensamento Lean eliminar todas as tarefas ou rotinas que não acrescentam valor, pelo que os fluxos secundários devem ser o primeiro alvo de escrutínio.
Assim, o mapeamento dos fluxos de valor dos diversos serviços, é o passo inicial na análise do desperdício que se verifica e na eliminação de todas as tarefas desnecessárias.

Terceiro princípio: Criar Fluidez

O mapeamento dos fluxos de valor e a eliminação do desperdício deve ser conduzida no sentido de alcançar a máxima fluidez na disponibilização dos serviços. Assim, por exemplo, a execução de um backup em horário de expediente, que atrasa o processamento de informação e pode tornar os computadores mais lentos, é uma rotina que impede uma melhor fluidez de valor.

Quarto princípio – Estime/Calcule a procura

Em sintonia com a fluidez de processos, este princípio incentiva a organização a entregar bens e serviços ao ritmo a que estes são solicitados. Nas Tecnologias de Informação Lean isto significa que, por exemplo, um utilizador de Business Intelligence tenha os dados atualizados no momento em que necessita deles ou que, num processo de venda online, uma confirmação de receção de encomenda seja enviada ao cliente, no momento em que este a confirma.

Quinto princípio – Procure a perfeição

A perfeição, no Pensamento Lean, não existe, sendo sempre possível melhorar qualquer processo. Nunca se dê por satisfeito e, mesmo que considere que já não espaço para melhoria,  retorne ao primeiro princípio (definir valor) e comece de novo.

Exemplo de Liderança III

Movimentar multidões não é para todos! Neste filme, vemos uma pessoa que, ao dar o exemplo, transforma um convívio tranquilo numa festa. No entanto, isso não acontece de um momento para o outro e há conclusões que podemos tirar e com as quais devemos aprender:

1 - A liderança não se impõe, funciona pelo exemplo;

2 - O líder é a pessoa que, sozinha, tem a capacidade de acreditar em si, enfrentar o ridículo e ser diferente;

3 - O exemplo dado deve ser fácil de seguir;

4 - Uma pessoa só passa a ser um líder quando tem, pelo menos, um seguidor;

5 - Os movimentos devem ser visíveis ao público e transmitidos pelos seguidores: são os primeiros seguidores quem conquista os próximos;

6 - A coragem não é necessária só ao líder. Ser o primeiro seguidor também requer coragem.

Cloud computing...prós e contras

Muito se fala em Cloud Computing e quase sempre como se se tratasse de algo de revolucionário e absolutamente novo. Na verdade, não é propriamente assim e o Cloud Computing já existe desde há muito, embora agora de apresente com nova roupagem e com um âmbito de utilização mais alargado.

Ainda assim, o Cloud Computing tem os seus méritos bem identificados e poderá fazer sentido num número alargado de organizações. Vejamos quais os principais benefícios que esta tecnologia nos traz:

 - A possibilidade de aceder e partilhar dados desde qualquer ponto do mundo, desde que se tenha uma conexão à internet;

 - A não obrigatoriedade de instalar aplicativos, por vezes muito dispendiosos, em todos os computadores. As aplicações são disponibilizadas na Cloud, podendo os utilizadores aceder às mesmas, usufruindo de planos de licenciamento que não prevêem avultados investimentos iniciais;

 - A possibilidade de contratar serviços de manutenção, segurança de dados e armazenamento dos mesmos, por um valor mensal baixo e, novamente, sem investimentos em software e hardware;

 - A conversão dos custos com licenciamento e infraestrutura em serviços (custos operacionais), que podem ser indexados ao nível de atividade, uma vez que boa parte dos provedores destes serviços prevêem a possibilidade de adicionar ou subtrair utilizadores e serviços, conforme as necessidades do cliente.

Também há alguns cuidados a ter quando se pensa em contratar serviços na Cloud. Vejamos os mais relevantes:

 - Os seus dados passam a estar fora da empresa, escolha bem o provedor e assegure-se de que se trata de uma entidade idónea;

 - A infra-estrutura dos sistemas de comunicação ou, pelo menos, parte dela, passa a estar fora do seu controlo. Se, por exemplo, contratar um serviço de file management (vulgo, servidor de ficheiros), deverá estar consciente que este pode ser partilhado com outros e que qualquer intervenção sobre o mesmo terá de ser mediada pelo provedor;

 - E se algo corre mal e os dados se perdem? Se contratar serviços na Cloud, tenha muita atenção ao tempo de reposição de dados.

Já pesou os prós e os contras? Agora decida se a Cloud é para si e para a sua organização.

Benchmarking, o que é e que vantagens tem?

Segundo o site do IAPMEI, o Benchmarking é o "processo contínuo e sistemático que permite a comparação das performances das organizações e respetivas funções ou processos face ao que é considerado "o melhor nível", visando não apenas a equiparação dos níveis de performance, mas também a sua ultrapassagem".

Definições à parte, o benchmarking é uma das mais antigas ferramentas de gestão, o seu objectivo é sem sombra de dúvidas, melhorar os processos da organização através da avaliação dos métodos de trabalho presentes no mercado, com essa avaliação, as empresas podem comparar de forma contínua os seus produtos, serviços e metodologias de trabalho com o objetivo de encontrar as melhores práticas, avaliar e se for interessante, adota-las.

Vários são os benefícios identificados no benchmarking nomeadamente o facto de permitir a introdução de novos conceitos de avaliação, aumentar o conhecimento dos concorrentes permitindo uma avaliação direta das vantagens e desvantagens, medir se os objetivos fixados na empresa estão de acordo com o mercado e estabelecer metas mais realísticas, por fim, possibilitará uma melhor avaliação interna da empresa, uma empresa mais aberta ao exterior é, com toda a certeza, uma empresa mais transparente. É importante esclarecer ainda que o benchmarking não é apenas externo, ou seja, não é apenas a comparação com outras empresas, a componente interna poderá assumir grande importância, nomeadamente a comparação entre departamentos/unidades de negócio da empresa. A grande dificuldade do benchmarking fora da empresa, é ditada pela grande dificuldade de encontrar testemunhos dentro da mesma área de negócio.

A implementação de um processo de benchmarking na empresa, deve ser acompanhado de uma forte abertura à mudança, pois nada vale ter a consciência que algo está errado e não implementar as alterações necessárias, o mundo muda a grande velocidade, é importante acompanhar essa mudança. Em tempos de crise, é necessário apelar à criatividade, ter o espírito aberto a novas ideias, promover o benchmarking poderá ser uma fonte inspiradora.

Como utilizar a limpeza de disco

Se pretende reduzir o número de ficheiros desnecessários no disco rígido para libertar espaço em disco e ajudar a que o computador tenha um desempenho mais rápido, utilize Limpeza do Disco. Remover os ficheiros temporários, esvazia a Reciclagem e remove vários ficheiros de sistema, bem como outros itens que já não são necessários.

Consegue organizar todo o correio electrónico?

Como todos sabemos, o Microsoft Outlook é um dos clientes de correio electrónico mais completos. A facilidade de configuração de contas, a integração com muitas aplicações que temos no desktop e a fácil gestão de correio electrónico são algumas características que tornam o Microsoft Outlook a escolha de muitos utilizadores.

Uma das funcionalidades que podemos usar são as Regras. Para quem recebe/envia muito correio electrónico a criação de regras no Outlook podem ajudar em muito na organização de toda a informação. 

Como criar regras no Outlook?

A criação de regras estão disponíveis através do separador Base. Em seguida devemos carregar em Regras e escolher Gerir Regras e Alertas

Na janela seguinte carregamos em Nova Regra

Será apresentada as várias opções disponibilizadas, das quais destacamos:

• Mover mensagens de alguém para uma pasta;
• Mover mensagens com palavras específicas no assunto para uma pasta;
• Mover as mensagens enviadas para um grupo público para uma pasta;
• Enviar um alerta para o telemóvel quando é recebido uma mensagem;
• Criar uma regra em branco (para mensagens recebidas);
• Criar uma regra em branco (para mensagens enviadas);

Imagine por exemplo que pretende mover todas as mensagens para uma pasta específica, que tenham no assunto as palavras Microsoft ou PrimaveraBss. Para isso, podem escolher Aplicar regra nas mensagens recebidas.

  

Em seguida, indicamos a pasta para onde vamos mover os e-mails seleccionando move-a para a pasta especificada e escolhemos a pasta. Para finalizar, podemos aplicar de imediato a regra na pasta A receber ou apenas activar a regras para próximas mensagens de e-mail. 

Depois da regra criada, todos os e-mails que possuem no assunto as palavras Microsoft ou PrimaveraBss, serão movidas para a pasta Partner, dentro da estrutura de pastas da nossa conta de e-mail.

Poderá criar regras com base em muitos critérios e também com base nos e-mails já recebidos. Para isso, basta carregar com o botão do lado direito do rato em cima de um e-mail e aceder a Regras e em seguida Criar Regra.

Tecnologias de Informação Lean - Parte I

Nascido no ambiente da produção, o Pensamento Lean tem vindo a alargar os seus horizontes, determinado a provar a aplicabilidade dos seus princípios para lá da maquinaria pesada e da transformação da matéria prima. De facto, a vontade de melhorar sempre e de cortar onde quer que se encontre desperdício, é de aplicação universal.

Uma das áreas em que o Pensamento Lean vai dando os seus primeiros, mas firmes passos, é nas Tecnologias de Informação. Aqui não se trata de ter um produto disponível para entregar a um cliente, mas de entregar informação relevante, em tempo útil, a todos quantos necessitem dela. E, se vivemos o tempo da informação – e do excesso de informação, também – esta é uma área a que devemos dar especial atenção, pois pode "esconder" custos avultados, mau serviço ao cliente ou desmotivação de colaboradores.

Assim, deixamos hoje uma primeira abordagem a esta matéria, introduzindo uma pequena matriz de alvos primários ao corte no desperdício na infra-estrutura do sistema de informação da sua empresa: