Aproveitar a "cusquice" em prol da empresa

Normalmente, quando se fala em "comunicação organizacional" pensa-se em newsletters, comunicados, notícias... enfim, na comunicação formal, elaborada de acordo com os pressupostos da empresa. No entanto, a comunicação informal também é parte da comunicação organizacional, e tanto pode ser benéfica como prejudicial.

Este é um tipo de livre expressão que:

• Assume as formas mais distintas, expressando-se em críticas, boatos, desabafos, comentários, elogios, resistência, cumplicidade, crenças,...;
• Surge espontaneamente;
• É mais natural, direto e simples do que a  comunicação formal;
• Pode ser positivo - por exemplo, quando favorece a interajuda entre colaboradores - ou negativo, como quando potencia a disseminação de boatos;
• É atualizado nos corredores, nas casas de banho, em casa dos colaboradores...
• Uma vez atualizado, reflete-se em ações e comportamentos.

É frequente associar este tipo de comunicação ao que, vulgarmente, designamos por "cusquice". Apesar da conotação negativa do termo, este tipo de comunicação não tem de ser prejudicial e não pode ser negligenciado: na maioria dos casos, o discurso oficioso é tido como mais credível do que o oficial, o que tem um impacto inegável na cultura e no ambiente da organização.

Devemos aceitar a comunicação informal com naturalidade. As empresas são locais onde se geram relações sociais e é normal que cada pessoa tenha sentimentos diversos relativamente às restantes, indo da simpatia à antipatia, passando pela indiferença. Também é comum que se criem grupos informais (por oposição aos formais, impostos pelo organigrama, como os departamentos), com culturas, interesses e objetivos próprios (que podem estar em consonância ou em dissonância com os da organização).

Além de natural, a comunicação informal tem vantagens: potencia o bom relacionamento entre colaboradores, ajuda a que as pessoas se sintam aceites e motivadas, aumenta a confiança, acelera o trabalho (principalmente nas organizações mais ágeis, em que não há muita burocracia e, por isso, um e-mail ou telefonema substituem os documentos formais) e ajuda à disseminação do conhecimento: um estudo realizado nos Estados Unidos concluiu que a transmissão de conhecimento que ocorre em situações de maior informalidade, é responsável por cerca de 70% da aprendizagem dos colaboradores.

No entanto, quando funciona contra a empresa, a comunicação informal pode representar um dos problemas mais graves da organização, criar conflitos, sentimentos de desmotivação e sair muito caro: para além do consumo de tempo e da preocupação, o desmitificar do boato pode exigir estratégias próprias e descredibilizar a comunicação formal que, neste ponto, serve para explicar e/ou justificar as ações organizacionais.

É consensualmente aceite que é impossível restringir a comunicação informal aos canais de comunicação formais. É um tipo de discurso que não é, nem pode ser, planeado pela organização. Foge ao seu domínio e deve ser aceite como complementar à comunicação formal. De acordo com o economista americano Hebert A. Simon "por mais detalhado que seja o sistema de comunicação formal estabelecido na organização, terá sempre que ser suplementado por canais informais, através dos quais fluirão informações, conselhos e, inclusive, ordens".

Não vale a pena lutar contra a comunicação informal. O que podemos fazer é aceitá-la, dar-lhe a devida atenção e aproveitar este canal – manifestamente mais ágil e veloz do que os outros – para trazer vantagens à organização.

Como?

 - Elaborar todos os comunicados para serem compreendidos por todas as pessoas, independentemente da classe socioeconómica, da cultura, do background... Ao fazer isto, evitam-se mal-entendidos que podem propiciar intrigas, medos, e especulações;

 - Identificar o "líder informal" (a quem as pessoas seguem e cuja opinião respeitam), ouvi-lo e respeitá-lo. Garantir a compreensão deste líder é mais de meio caminho andado para ter a aceitação dos restantes membros do grupo informal, evitando o ruído e a crítica fácil e destrutiva;

 - Ser transparente e evitar "segredos": quando algo não é segredo, não há interesse em bisbilhotar; quando algo deixa de ser secreto, acaba-se a curiosidade sobre o assunto;

- Envolver as pessoas e procurar que os colaboradores se identifiquem com os objetivos da organização e acompanhem e auxiliem os períodos de mudança;

 - Manter todas as pessoas a par do que se faz na empresa, onde estão, para onde vão, o que vai mudar, se vai mudar, quando e porque vai mudar. Ninguém deve sentir-se excluído e toda a gente deve ter perfeita noção do papel que desempenha na big picture;

 - Falar com as pessoas. Não chega informá-las através de meios de comunicação internos. Tem de haver proximidade e sentimento de inclusão. Se necessário, periodicamente, reúna as pessoas para pô-las a par do que se passa e ouvir o contributo que têm a dar;

- Respeitar as opiniões de cada pessoa. Pessoas que não são ouvidas ou cuja opinião é desrespeitada só por estarem em funções "inferiores" (coisa que não existe), são pessoas que vão ficar rapidamente frustradas e predispostas a comentar cada erro e criticar cada passo;

 - Ter o menor número possível de chefias. A equipa deve ser o mais horizontal possível, favorecendo a abertura do diálogo e a cooperação entre pessoas. Muitas chefias conduzem à incapacidade de decisão, lutas de egos e ao estabelecimento de modelos hierárquicos ultrapassados que fazem com que uns se sintam menos que outros.

10 Tipos de chefe que só servem para desmotivar!

Se os líderes conseguem equipas motivadas e que atingem resultados, os "chefes" conseguem exatamente o oposto: equipas desmotivadas e amorfas, compostas por pessoas que não vestem a camisola e que preferem não assumir grandes responsabilidades, nem ter muitas ideias.

Esteja atento, as más chefias são uma das principais causas porque os bons profissionais optam por sair das empresas e, em muitos casos, os "chefes" são bons a mostrar aos seus pares e superiores competências que, na realidade, não têm. 

Abaixo, listamos os tipos de chefe que mais desmotivam (cada "chefe" pode caber em mais do que um destes perfis).

1 - Chefe preguiçoso 

Passa as tarefas todas à equipa, não faz nada e ainda se comporta como se estivesse a delegar quando, na realidade, apenas "chuta" o trabalho para outras pessoas. Por vezes, para pessoas sem aptidões para o realizar, o que conduz a maus resultados (o que não é grave, pois a "culpa" será da pessoa!).

2 - Chefe paranóico 

O verdadeiro "conspiras"! Desconfia de tudo e de todos, acha que toda a gente o quer atacar, age contra a própria equipa e, com o tempo, consegue que ninguém confie nele. Traduz-se em desunião e perda de produtividade.

3 - Chefe incompetente 

Não tem competências para o cargo e perde rapidamente o prestígio e a credibilidade. Toda a gente vê que ele é incompetente. Para disfarçar e não ser desmascarado, procura estar cercado de incompetentes. Quando aparece alguém com ideias novas ou que questiona o status quo, este chefe encarrega-se de tirar essa pessoa do caminho.

4 - Chefe ditador

Stressado e saturado, centraliza tudo em si, decisões, informações e tarefas. Acha que a sua opinião é a mais importante e que sem ele nada se faz. Não delega e não confia. Com o tempo, a equipa acomoda-se a isto, desiste de tentar inovar e participar, limitando-se a cumprir, ninguém cresce profissionalmente e a frustração e as tensões aumentam.

5 - Chefe controlador

  

O que importa são as normas, as tarefas e os horários, prejudicando o resultado desejado em busca do cumprimento dos padrões de conduta. Parece eficiente mas não é: a sua produtividade é baixa, uma vez que não tem orientação para resultados.

6 - Chefe antiético 

Não cumpre o que diz, não confia, não é de confiar e parece fazer jogo com toda a gente. É dissimulado e esconde-se atrás das "normas da empresa" para chegar onde quer.

7 - Chefe estrela 

O centro das atenções. Nenhuma ideia, nenhuma inovação, nada é bom se não vier de si. Tenta aparecer sozinho, não partilha o sucesso com a equipa e desmotiva as pessoas. Normalmente, consegue enganar os seus superiores, contudo, os resultados reais do seu trabalho são maus.

8 - Chefe desligado 

Esquece-se de tudo! As coisas podem correr bem se tiver uma boa equipa e qualidades que compensem o "aluamento" mas, a médio ou longo prazo, acaba por perder prestígio no grupo.

9 - Chefe irresponsável 

A culpa é sempre dos outros. Não assume erros nem responsabilidades e depois procura um bode expiatório. Como seria de esperar, ninguém confia nele.

10 - Chefe pessimista 

Não acredita no sucesso nem no potencial das pessoas, é incapaz de sonhar com um projecto mais ousado e de motivar. Pelo contrário, minimiza constantemente a equipa e as capacidades das pessoas.

12 Princípios a seguir para evitar conflitos com os clientes

Os conflitos são naturais entre seres humanos. Basta que duas personalidades choquem para que o conflito possa surgir. E, numa organização, o conflito tanto pode surgir entre colaboradores como com clientes. O que pode ser muito prejudicial à imagem da empresa.

Para evitar qualquer tipo de conflito, é essencial ter auto-controlo e procurar compreender o outro. No caso concreto do relacionamento com clientes, existem mais alguns cuidados a ter:

1 - O relacionamento com o cliente é mais importante do que vencer uma guerra de argumentos;

2 - Seja sempre educado;

3 - Lembre-se que a primeira imagem que passar ao cliente, é aquela com que o cliente vai ficar;

4 - Procure criar, logo de início, um clima de profissionalismo e transparência, deixando claras as condições de trabalho da sua empresa;

5 - Não fale do que não sabe: mostrar desconhecimento só o vai descredibilizar;

6 - Não faça promessas que não vai ou que não pode cumprir;

7 - Escolha bons fornecedores: o trabalho dos seus fornecedores vai refletir-se também na qualidade do trabalho da sua empresa;

8 - Assuma responsabilidade pelo que diz e faz e não "aponte dedos" nem tente transferir culpas;

9 - Há pessoas que são difíceis. Tenha paciência;

10 - Se necessário, acalme-se antes de ir falar com um cliente complicado. A sensação de ansiedade que uma pessoa agressiva pode gerar, reflete-se no seu comportamento;

11 - Não confunda a pessoa com quem fala com o problema de que esta fala: mostre ao cliente que o compreende e que quer resolver a questão da melhor forma e o mais rapidamente possível;

12 - Esteja sempre do lado do cliente. Para negociar, não tem, nem deve, entrar em conflito: seja um "deles". Verdadeiramente. Ponha-se sempre no lugar do cliente e ofereça-lhe a melhor solução possível.

Value Stream Mapping - Processos mais eficientes

Value Stream Mapping (VSM) é uma técnica de mapeamento Lean que visa a compreensão do conjunto de atividades desenvolvidas para a entrega de um bem ou serviço. Este processo permite a criação de um snapshot de toda a cadeia de fluxo de valor, documentando todas as atividades, tanto as que criam valor como aquelas que podemos classificar de desperdício  e identificar oportunidades para potenciar a eficiência.

Como fazer?

• Identifique um produto ou serviço;

• Mapeie todos os passos dados para completar a produção do bem ou a entrega do serviço, registando todos os tempos de execução, assim como eventuais tempos de espera. Com isto, terá o mapa da cadeia atual (Current State VSM);

• Com base no que observou e nas oportunidades que identificou, desenhe a futura cadeia (Future State VSM), eliminando atividades que não acrescentam valor e tempos de espera, no sentido da criar fluidez de tarefas e melhorar a eficiência da cadeia;

• Desenvolva um plano de ação para transformar a FSVSM numa realidade.

Recomendações:

Embora o conceito seja simples, a sua aplicação prática pode ser um desafio exigente, aqui ficam algumas recomendações para quem quer experimentar esta técnica:

• Escolha um produto ou serviço com poucas atividades associadas;

• No Word ou no Excel, faça um A3 e coloque os ícones de mapeamento à esquerda (exemplo aqui, com alguns ícones);

• Não faça mapas de cabeça, veja as coisas a acontecer e documente o que vê;

• Poderá suceder que esteja a mapear atividades definidas por si e que lhe fazem todo os sentido; vista a pele do cliente e tenha olhar crítico;

• Se começar, não desista.

8 Vantagens de questionar "porquê"

O "porquê" que é, à partida, uma pergunta consequente da nossa curiosidade natural e que faz parte dos processos de aprendizagem e de evolução, tende a perder-se com o tempo.

Quando crescemos, a tendência é deixar de questionar o que nos rodeia, o que nos dizem, até o que fazemos. E, assim, mantemos o status quo e aceitamos que as coisas são como são. Ora, vivendo numa realidade em que a inovação e a diferenciação são essenciais para o sucesso e sobrevivência das organizações e de cada um de nós como profissionais, é necessário recuperar o "porquê?" e redescobrir o "porque não?".

 

O que acontece quando aguçamos o sentido crítico e nos perguntamos "porquê"? Que vantagens é que isso traz?

1 - Simplifica a descoberta da causa dos problemas: perguntar "porquê" de forma encadeada e sistematizada, muitas vezes, permite-nos estabelecer relações de causa-efeito entre premissas que julgávamos não relacionadas (ver mais: análise 5W);

2 - Determina a relação entre as várias causas de um problema;

3 - É uma ferramenta de análise simples, que conduz a respostas sem necessidade de análises estatísticas;

4 - Simplifica a tomada de decisão e a ação, pois torna-se fácil encontrar a raiz dos problemas e resolvê-los na sua origem;

5 - Assegura-nos que existe fundamento nas ações que tomamos / nos planos que temos;

6 - Evita que nos tornemos servos de fórmulas obsoletas, de crenças ingénuas ou absurdas e de preconceitos;

7 - Ajuda-nos a "pensar fora da caixa" e a ver as coisas de uma perspetiva individual, não condicionada, levando à originalidade e à diferença;

8 - Ajuda-nos a conhecer melhor os outros, o mundo e a nós mesmos, revelando-se especialmente útil para quem lida com pessoas, para quem entra em processos de negociação e para quem quer marcar a diferença.

10 Causas de desperdício do potencial das pessoas

Por vezes, as empresas têm as pessoas certas mas não conseguem aproveitar o seu potencial.

Esta é uma questão comum, devidamente diagnosticada. Há conhecimento do problema e sabe-se que é uma situação frustrante para ambas as partes, que atrasa o crescimento da empresa e que pode conduzir a sentimentos de desmotivação. 

Se nota a existência deste problema, esteja atento à presença de uma ou mais das principais causas do mesmo. Deste modo, poderá tomar as medidas necessárias para o evitar ou corrigir.
 

Causas mais comuns deste problema:
 

1 - Os gestores têm receio de delegar o poder – 97%
2 - Os sistemas da organização não estão alinhados – 93%
3 - Falta de competências dos gestores – 92%
4 - Falta de competência dos colaboradores – 80%
5 - Os colaboradores recusam assumir responsabilidades – 75%
6 - Os gestores estão demasiado ocupados – 70%
7 - Os gestores exercem um controlo muito apertado – 67%
8 - Falta de visão empresarial – 64%
9 - Os trabalhadores não confiam na gestão – 49%
10 - Falta de integridade dos trabalhadores – 12%


Nota: Informação retirada da obra "O 8º Hábito – Da eficácia à grandeza", de Stephen Covey.

10 Dicas para se tornar um profissional (mais) apetecível

Se o "normal" já foi ter um emprego para a vida, agora o mercado de trabalho caracteriza-se pela volatilidade. Perante esta realidade, os especialistas em marketing pessoal aconselham: acrescente-se valor!

Veja-se como produto, empresa e marca, simultaneamente. Ao investir em si, traz benefícios para a organização em que trabalha e aumenta as possibilidades de ser promovido e de construir a carreira que deseja.

 

Como se faz isto? Marketing pessoal não é andar por aí a falar de nós mesmos como se fossemos muito bons! É mostrar que realmente o somos, tanto a nível pessoal, como profissional, da forma mais honesta possível. Se divulgar uma embalagem vazia, o "cliente" vai perceber que está a ser enganado.

O que deve fazer para se tornar um profissional mais apetecível?

1 – Preocupe-se com o trabalho que faz

Por muito que possa dizer, a qualidade do trabalho apresentado fala mais alto. Isto tanto o vai ajudar a crescer na empresa onde está, como, se mudar, a obter boas referências dos sítios por onde passou.

2 – Relacione-se com as outras pessoas

Só assim pode crescer pessoal e profissionalmente, enquanto cria uma rede interessante de contactos profissionais e, porque não, pessoais? Fomentar um bom ambiente de trabalho (que ajuda à produtividade da empresa), faz de si uma mais-valia.

3 – Seja prestável e positivo

A forma como lidamos com os outros diz muito de quem somos. Não são raras as pessoas que são contratadas pelas competências e despedidas pelas atitudes. E as atitudes são contagiosas, tanto as positivas, como as negativas. Seja um portador da atitude positiva!

4 – Seja proativo

Se sabe o que é preciso fazer e sabe fazê-lo, está à espera do quê?

5 – Inove

Tudo muda e nós também o devemos fazer. Caso contrário, corre o risco de ficar ao "sempre foi assim". A capacidade de não se acomodar, de procurar novos métodos e soluções, de inovar, transforma-o numa vantagem. Para si e para as empresas.

6 – Motive-se

O momento certo não aparece do nada. Se calhar, nem sequer existe. Não espere, aja! Faça acontecer. Recorra a pensamentos que o façam sentir bem, tenha ideias e concretize-as. Vai sentir-se bem por ver as coisas feitas. A motivação traz realização e a realização traz motivação.

7 – Discipline-se

É verdade que é importante fazer aquilo de que gostamos, no entanto, por vezes temos de fazer coisas que gostamos menos. É mesmo assim. Faça o que tem de ser feito.

8 – Comprometa-se com a ação

Defina onde quer chegar, não deixe o seu plano de carreira nas mãos dos outros. Se necessário, escreva-o. Visualizar ajuda a concretizar. Saiba o que quer e avance nesse sentido. Isto pode implicar arriscar, mudar ou deixar algo para trás. Se não mudar nada, nada mudará para si. Está comprometido com o que quer alcançar? Aja.

9 – Mantenha o seu CV atualizado

Por si. Para avaliar o percurso que já fez, o que adquiriu em cada experiência. Para se lembrar do profissional que é e das competências que tem. Para identificar os pontos fortes e fracos e poder trabalhar estes últimos. Para ser mais fácil valorizar-se. Analise-o friamente, como se fosse um diretor de Recursos Humanos e pergunte-se: "este CV reflete quem eu sou? Mostra o meu empenho em melhorar e aprender continuamente? Espelha o que já alcancei? Demonstra o que sou capaz de fazer?"

10 - Não descure a imagem

A imagem não é tudo, mas conta. Se quer ser visto como um profissional, tem de se mostrar como um profissional. Como se costuma dizer: "não se vista de acordo com o emprego que tem; vista-se de acordo com o emprego que quer ter".

5 Tipos de clientes que não valem a pena

É importante ter clientes e, mais do que satisfazê-los, fidelizá-los. No entanto, há clientes que representam despesa, que dão mais trabalho do que retorno e que não vale a pena manter.

Não existe uma lista de regras standard para identificar estes clientes, que possa ser seguida por todas as empresas sem mais nenhum critério. Esta avaliação deve ser feita cuidadosamente, tem riscos e assenta na existência de uma relação win-win. 

Se esta não existe ou se a empresa sai a perder com determinado cliente, para quê continuar a investir nele? Às vezes, dizer "não" é o melhor negócio. Mas, genericamente, quais são esses clientes?

 

1 - Os que só fazem pedidos a que não pode atender.

Mesmo que o negócio até parecesse bom, só vai conseguir um cliente frustrado, dececionado, que vai falar mal da sua empresa. Não arrisque a sua reputação.


2 - Os que só o fazem perder tempo 

Se começa a repetir para si mesmo "este cliente é uma perda de tempo", possivelmente, é mesmo!

3 - Os pedinchas

Uma coisa é negociar um desconto, outra, é ter um oportunista à perna. Os clientes devem reconhecer e valorizar o trabalho da empresa, se não o fizerem, não o vão respeitar nem trazer benefícios.

4 - Os que o farão ficar dependente

Um grande negócio é sempre ótimo, mas é preciso cuidado! Se verificar que só vai ter tempo para esse cliente, não descure o risco. E se o cliente falir ou deixar de querer trabalhar consigo? Entretanto, já negligenciou todos os outros. Pondere os prós e os contras.

5 - Aqueles que sentir que não deve manter.
 

Às vezes, uma personalidade (muito) difícil pode ser suficiente para criar incompatibilidades, stressar o pessoal e passar má imagem a outros clientes... Confie nos seus instintos e veja se o investimento se justifica.

A diferença entre os sistemas push e pull, na cadeia de fornecimento

Numa cadeia de fornecimento, ocorrem muitos processos até que o cliente receba o bem ou serviço que pretende. Estes processos, e a relação entre si, descrevem o movimento de bens e serviços entre dois pontos.

O sistema tradicional de movimento de bens e serviços, push, desencadeia os seus processos sem se basear na atual procura do bem ou serviço, enquanto que no sistema pull, um processo apenas é despoletado quando recebe um “sinal” do processo seguinte.

De uma forma simples, o que sucede é uma inversão do relacionamento entre os diversos pontos de uma cadeia de fornecimento.

Vamos a um exemplo. Imagine-se o bem ou serviço A, que é composto pelos bens ou serviços B e C. Para que se possa entregar A, tem de se combinar B e C.

Agora, como se processam as coisas no sistema tradicional:

E no sistema pull:

Neste sistema, é o cliente que despoleta todos os processos, e a produção baseia-se na procura.

O sistema pull, um dos princípios do Pensamento Lean, prima pela drástica redução de stock e pelo cumprimento dos requisitos do cliente, em detrimento da acumulação de stock, matérias e/ou serviços em transformação e bens e/ou serviços que não cumprem as especificações pretendidas pelo mercado.

12 Erros de recrutamento a evitar

O recrutamento é um processo importante. É escolher as pessoas que serão a empresa. E, quando mal conduzido, pode sair caro e ter um impacto negativo, tanto na pessoa selecionada, como na empresa.

O que não fazer num processo de recrutamento:

1 - Ser vago acerca do papel que o novo colaborador terá: se a pessoa não souber o que pretendem dela, dificilmente conseguirá corresponder às expectativas;

2 - Ser irrealista: não tente passar tantas tarefas que uma pessoa não seja capaz de cumprir. É comum tentar fazer "2 em 1" (dois lugares para uma pessoa), mas super-homens há poucos e, provavelmente, alguma coisa ficará para trás;

3 - Não calcular o número de horas necessário ao desempenho da função: contratar alguém a tempo inteiro e não ter trabalho suficiente para lhe passar é desperdício; contratar alguém em part-time e dar-lhe trabalho exequível apenas em full-time é exploração. Analise se a função corresponde a part-time, full-time ou se deve ser realizada em regime de freelance;

4 - Não delinear o perfil pretendido: se não souber o que procura, não saberá se encontrou a pessoa certa. Conheça as necessidades da empresa e os objetivos a alcançar. Contratar alguém para funções aquém dos seus conhecimentos é frustrante para a pessoa, que rapidamente arranjará melhor; contratar alguém sem as competências necessárias, é frustrante para todos;

5 - Ser irrealista quanto ao salário: analise o retorno que se espera da função, faça projeções e não dê um passo maior do que a perna, nem pague abaixo do valor de mercado. Seja justo e realista.

6 - Não ter um plano de carreira: após a contratação, que formação é que a pessoa deve ter? Quando estará a 100%? Quando é que a função trará retorno? Qual é o caminho que o candidato deve percorrer?
 

7  - Deixar-se enganar por currículos impressionantes: há quem abuse da liberdade poética na construção do currículo, por isso, aproveite a entrevista para conhecer a pessoa e saber o que ela fez/faria em determinadas situações;

8 - Descurar competências pessoais em função das técnicas: uma pessoa tecnicamente competente mas arrogante ou conflituosa, pode vir a ser uma dor de cabeça. As competências técnicas aprendem-se, a personalidade dificilmente muda, e deve ser compatível com a cultura da empresa e dos restantes colaboradores.
 

9 - Mentir. Muitas vezes, na ânsia de agarrar um bom candidato, o recrutador mente. Não conta a parte negativa do cargo, promete viagens... Por vezes, chama a pessoa para uma vaga para depois propor outra, menos aliciante. A pessoa vai perceber que as promessas que lhe foram feitas não são verdade. Adivinhe o que se segue...
 

10 - Recrutar à pressa: quando há urgência em preencher uma vaga, o recrutador sente-se pressionado e, por vezes, contrata a primeira pessoa que aparece, seja indicada para o cargo, ou não. Mantenha uma base de dados de currículos e evite esta situação;

11 - Não ter acompanhamento. Quando aparece um candidato interessante, o recrutamento deve ser acompanhado, desde o início, pelo responsável do departamento para onde irá.

12 - Não ligar depois da entrevista. Em primeiro lugar, por consideração. As pessoas preferem um "não" a ficar na expectativa. Depois, porque não deve fechar portas. Mais tarde poderá ter uma vaga para esse candidato.