Na empresa e na vida, para que haja boa organização do tempo, é necessário estabelecer prioridades. Usando eficazmente o tempo conseguirá realização, bem-estar e boa qualidade de vida. O contrário reflete-se em stress, diminuição das capacidades de raciocínio e de concentração, irritabilidade, sensação de impotência, desmotivação, insatisfação e perda de produtividade.
Não basta querer aproveitar melhor o tempo, é preciso saber. Nomeadamente, é preciso saber identificar prioridades e distinguir "importante" e "urgente".
Não basta querer aproveitar melhor o tempo, é preciso saber. Nomeadamente, é preciso saber identificar prioridades e distinguir "importante" e "urgente".
A Matriz de Covey identifica quatro quadrantes distintos. Identificando-os, podemos gerir melhor o nosso tempo:
1 – Atividades que requerem ação imediata. De acordo com o autor, as pessoas que vivem mais o tempo neste quadrante, tendem a tornar-se ansiosas, stressadas e dominadas pelo trabalho.
2 – O quadrante onde estar, empresarialmente. É onde se encontram as atividades de planeamento, desenvolvimento, reavaliação de carreiras, competências, processos, elaboração de estratégias. Como não tem o caráter de "urgente", muitas vezes, acabam por ser tarefas negligenciadas, embora sejam muito importantes. E este é um erro muito comum, que devemos procurar evitar.
3 –Coisas urgentes mas não importantes. Dar-lhes prioridade é um erro grave, que pode refletir-se no não cumprimento dos objetivos de médio e longo prazo.
4 – Nem é urgente, nem importante. Um quadrante que, a nível pessoal, faz falta (férias, tempo de lazer, de recuperar forças, de diversão), mas no tempo da empresa, estar neste quadrante é fazer mau uso do tempo.
Para usar esta matriz em seu benefício, deve identificar as atividades da sua empresa, distribuí-las pelos quadrantes e, depois, proceder aos ajustes necessários para opimizar os recursos da sua empresa.
Cada caso é um caso, no entanto, deixamos algumas indicações dadas pelo próprio autor:
• As pessoas profissionalmente eficazes procuram concentrar-se no quadrante 2, dão pouco tempo ao quadrante 1 e procuram estar longe dos quadrantes 3 e 4.
• As atividades devem estar concentradas nos quadrantes 1 e 2, ou seja, nas coisas importantes, independentemente de serem ou não urgentes.
• Se notar que a sua equipa está, principalmente, no quadrante 3, há problemas (ou de delegação, ou na própria equipa).
• As atividades mudam de quadrante dinamicamente, sendo necessário estar atento e fazer reavaliações periódicas.
Sem comentários:
Enviar um comentário