A maioria das reuniões é pura perda de tempo (ver mais). No entanto, também existem reuniões importantes e necessárias, das quais se deve procurar tirar o máximo rendimento possível.
Antes da reunião
• Fazer o planeamento, considerando os objetivos da reunião;
• Convocar os colaboradores a envolver;
• Definir a duração da reunião, prevendo as pausas, se for longa;
• Reservar e preparar a sala e o material necessário.
No início da reunião
• Clarificar os objetivos;
• Relembrar os pontos a abordar;
• Se necessário, apresentar os intervenientes.
Durante a reunião
• Favorecer o espírito de grupo (criar um clima de confiança, valorizar todas as opiniões);
• Facilitar o trabalho (questionar, gerir o tempo de uso da palavra, evitar fugas ao assunto…).
No fim da reunião
• Enunciar as decisões;
• Listar as medidas a tomar e as tarefas e prazos de cada um.
Depois da reunião
• Redigir e enviar a ata da reunião aos envolvidos e a quem deva ter conhecimento.
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