10 Erros de gestão que a sua empresa não pode cometer

1.    Não saber o saldo de caixa: o controlo e conhecimento aprofundado dos cash-flows é essencial à gestão da balança de recebimentos e pagamentos;

2.    Não conhecer os valores a pagar e a receber: a incapacidade de cobrar e de fazer face aos compromissos assumidos, resulta no estrangulamento da empresa;

3.    Não saber o valor do stock: o impacto nos resultados da empresa e na sua rentabilidade é demasiado relevante para que seja desconsiderado;

4.    Não conhecer o valor das despesas fixas: estas são as despesas que não estão indexadas ao nível de atividade, se esta baixar, mantêm-se constantes;

 
5.    Não saber se a empresa tem lucro: o empreendedor está tão envolvido na rotina operacional do negócio que não controla se o trabalho está a ter retorno;

6.    Não avaliar a rentabilidade operacional: ponderar apenas a margem bruta em bens e serviços, pode ser enganador e esconder atividades sem rentabilidade.

7.    Não saber o valor e a origem dos recebimentos: qual é o produto que vende mais? Quais são os serviços mais prestados? Quais são os principais clientes?

8.    Não saber o valor e o destino dos pagamentos: quais são as principais despesas? Quais são os maiores custos dos produtos/serviços? Quais são os fornecedores mais importantes e quanto lhes é pago?

9.    Não determinar um valor fixo de pro labore para os sócios: é fundamental que se determine um pro labore (salário dos sócios que trabalham na empresa) para considerá-lo nos custos da empresa e no seu planeamento financeiro.

10.    Não determinar uma remuneração do capital investido pelos sócios: se a empresa não for capaz de remunerar capital, não cria valor.

Boas práticas de liderança em ambiente lean thinking

Uma empresa lean é assente num estilo de liderança moral, por oposição a formal. Esta é reforçada pelo respeito pelas pessoas, tratadas e consideradas como tal. Pretende-se seguidores e não subordinados. 

A questão que o líder deve ter sempre em mente, independentemente da posição por si ocupada no organigrama da empresa, deve ser: "se as pessoas pudessem votar para escolher o seu líder, escolher-me-iam?" Se a resposta for "não", você até pode ser chefe mas, com certeza, não é líder.

Boas práticas de liderança em ambiente lean thinking:

1 – Trate os colaboradores como espera que eles tratem os melhores clientes da empresa;

2 – Respeite as pessoas. Se der espaço para a participação de todos, vai recebê-la sem necessidade de a pedir;

3 – Ao analisar processos, evite criticar as pessoas neles inseridas, opte por criticar o processo. "Pessoas brilhantes em processos medíocres, geram resultados medíocres";

4 – Aprenda com os erros e evite a sua repetição;

5 – Quando alguém errar, não humilhe a pessoa falando à frente de toda a gente. A única coisa que conseguirá é que, para a próxima, as pessoas escondam os erros, perdendo assim a oportunidade de melhoria;

6 – As soluções e as boas práticas, quando encontradas, devem ser partilhadas pelas equipas. Numa empresa lean a mentalidade assenta na abundância e não na escassez, as equipas não devem competir, mas sim cooperar;

7 – As reuniões devem ser curtas (menos de 30min), com uma ordem de trabalhos estabelecida;

8 – Crie um sistema de sucessão, de modo a reter o conhecimento na empresa: todas as pessoas devem ter a preocupação de preparar o seu sucessor, transmitindo-lhe o conhecimento e a experiência adquiridos;

9 – Respeite o local de trabalho de cada um e, quando houver visitas guiadas à empresa, deixe que seja o "dono" de cada espaço a apresentá-lo e a explicar o trabalho que nele é realizado;

10 – Transmita sempre o feedback referente à qualidade do trabalho e ao desempenho, é importante que, à medida que as pessoas ganhem competências e autonomia, sejam elas próprias as responsáveis pela recolha, tratamento e análise dos dados referentes ao seu trabalho, reforçando o sentido de propriedade sobre o mesmo e a vontade de melhorar continuamente.

Baseado na obra: "Pensamento Lean - A filosofia das organizações vencedoras", de João Paulo Pinto.

Planeie o marketing para 2012!

Para que as suas ações de marketing em 2012 tenham retorno, planeie! O marketing não funciona sem estratégia e ninguém tem interesse em desperdiçar dinheiro. Invista tempo a definir onde quer chegar e como lá chegar. Os resultados compensarão!

Conheça o ponto de partida

Seja realista e assuma os pontos fracos da empresa. A concorrência vende mais? Porquê? Onde estamos a falhar? Onde se pode melhorar? Que quota de mercado temos? No ano que está a terminar, diminuiu ou aumentou? Os clientes estão satisfeitos com os nossos produtos e/ou serviços? Ponha-se estas e outras questões, procure as respostas e não tente enganar-se a si próprio. Só conhecendo o ponto de situação real é que poderá agir em direção aos seus objetivos.

Defina objetivos

Após responder às questões inicialmente colocadas, defina onde quer chegar. Use metas SMART (specific, mensurable, achievable, relevant, time-bond) para o fazer. É importante que os objetivos sejam exequíveis, embora possam ser ambiciosos, relevantes para a empresa, concretos e bem definidos e delineados no tempo. A sua empresa perdeu quota de mercado? Uma meta poderá ser "até ao mês x recuperar a quota perdida, igualando o período análogo do ano passado".

Designe o valor a investir

Depois de saber onde está e onde quer chegar, e antes de "escolher o caminho" que o vai levar de um ponto ao outro, é importante saber com quanto é que conta para o fazer. Tal como numa viagem, há quem possa chegar do ponto A ao ponto B muito rapidamente, de avião. Há quem vá de carro e até quem não tenha outra opção que não ir de bicicleta. Independentemente, o que importa é chegar ao outro lado. Escolha o "transporte" que se adapte à sua empresa e lembre-se que a vantagem está do lado de quem melhor conhece o caminho, não de quem tem mais para investir.

Peça direções

Ninguém melhor para nos ajudar a chegar aos nossos objetivos do que os clientes. Eles é que vão dizer como poderemos chegar mais depressa onde queremos. Conheça bem os clientes, fale com eles, faça questionários de satisfação, aposte na qualidade do serviço, na personalização e no fomento de efetivas relações interpessoas (por oposição a interempresariais). 

Planeie!

O marketing é dinâmico e terá de atualizar constantemente o plano realizado, lidar com imprevistos, com mudanças no mercado, entrada e saída de players... Independentemente disso e da dimensão da sua empresa, não deixe de elaborar um plano de marketing.

Conte com a sua equipa

A empresa é uma equipa e nenhum jogador ganha sozinho. Apresente as metas, os objetivos e o plano aos seus colegas. Ouça-os. Melhorem o que podem melhorar. E, juntos, partam à conquista dos objetivos propostos. Nas empresas onde só uma ou duas pessoas conhecem o ponto de chegada, não há muito que os outros possam fazer para ajudar a lá chegar.

Aja!

Porque um excelente plano de marketing metido na gaveta não serve para nada e só representa tempo perdido, que poderia ter sido usado a fazer outra coisa mais produtiva. Arregace as mangas, mãos à obra e... ótimos negócios!

Precisa de ajuda para desenvolver o plano de Marketing da sua empresa? Fale connosco, nós ajudamos a melhorar o seu negócio.

Configurações de Redes menos complicadas

A aplicação NetSetMan permite-nos configurar várias ligações à rede do seu portátil, sem grandes trabalhos, adaptando a sua máquina pessoal a 6 perfis de rede diferentes. Já o seu posto de trabalho profissional terá de adquirir a versão Pro desta aplicação devido aos termos utilizados na licença.

Interface em Modo Avançado do NetSetMan Pro

O NetSetMan é uma aplicação quer permite criar diferentes perfis de rede, podendo ser configurados vários parâmetros como por exemplo o endereço IP,  máscara de rede/sub-rede, grupo de trabalho, servidores de DNS, nome do computador, indicar impressoras pré-definidas,  entre outros parâmetros passíveis de configuração… sem qualquer esforço ou complicação, permitindo rapidamente a comutação entre redes. 

Interface da aplicação na barra de tarefas do Windows

Existe a possibilidade de ser instalado o serviço NSM que permite a utilização do NetSetMan sem necessitar de permissões de administrador.

Apesar de não parecer muito óbvio, o instalador desta ferramenta permite efectuar uma instalação completa ou extrair apenas os ficheiros para uma pasta seleccionada e usar a ferramenta como uma aplicação portátil.

Link: NetSetMan - Network Settings Manager | LAN & WLAN | Freeware & Pro

11 Questões a colocar ao considerar vender online

1 - Consegue explicar claramente as características do produto através de imagens ou descrições?

2 - O produto é fácil de embalar?

3 - O preço do produto justifica o custo do transporte?

4 - O cliente está disposto a pagar os custos de transporte?

5 - Após a compra, o cliente consegue começar a usar o produto ou terá necessidades formativas de montagem, instalação ou uso?

 

6 - Consegue garantir a satisfação do cliente?

7 - Qual é o prejuízo em caso de erro na encomenda online?

8 - O produto é standard ou feito à medida de cada cliente?

9 - É comum encontrar o seu produto no mercado, ou a oferta é exclusiva (ou quase)?

10 - Como (e por quem) será tratado o processo de despacho de encomendas?

11 - Está disposto a investir em marketing (para levar os clientes ao site) e em tecnologia (para assegurar que as compras são efetuadas e faturadas sem erros)?

Construa e transmita uma imagem de qualidade!

A qualidade demonstra-se com o serviço, mas, ao contactar a empresa, os clientes tiram as suas próprias ilações, mesmo antes de terem oportunidade de verificar se o serviço da empresa corresponde às expetativas que têm.

A imagem conta. E a imagem que os clientes terão da sua empresa (e que, depois, vão contar a quem conhecem), tem muito a ver com o que lhes é transmitido na primeira impressão.

Nas empresas, há várias primeiras impressões: imagine o caso de alguém que, procurando certo tipo de serviço/produto na Internet, encontra o site de uma empresa que parece adequada. Contacta a organização e propõe visitar as instalações e falar pessoalmente com a pessoa mais indicada para ajudar no processo de compra.

Neste percurso existem 4 primeiras impressões a transtimir: o website, o atendimento, as instalações da empresa e a conversa pessoal. Cada uma destas impressões abre ou fecha a porta para a subsequente: o cliente tem de ter uma boa impressão do website para decidir contactar a empresa (se este não parecer confiável, provavelmente, não se arrisca). Consoante o tipo de atendimento que tenha neste contacto, decide aceitar uma reunião com a empresa. E assim consecutivamente.

Causar uma boa primeira impressão é muito importante e deve ser uma preocupação considerada no plano de comunicação da empresa.

Quer desenvolver ou melhorar a imagem da sua empresa? Fale connosco e saiba como pode potenciar o seu negócio através da construção de uma imagem de qualidade.

Como definir prioridades para uma gestão de tempo mais eficaz?

Na empresa e na vida, para que haja boa organização do tempo, é necessário estabelecer prioridades. Usando eficazmente o tempo conseguirá realização, bem-estar e boa qualidade de vida. O contrário reflete-se em stress, diminuição das capacidades de raciocínio e de concentração, irritabilidade, sensação de impotência, desmotivação, insatisfação e perda de produtividade.

Não basta querer aproveitar melhor o tempo, é preciso saber. Nomeadamente, é preciso saber identificar prioridades e distinguir "importante" e "urgente".

A Matriz de Covey identifica quatro quadrantes distintos. Identificando-os, podemos gerir melhor o nosso tempo:

1 – Atividades que requerem ação imediata. De acordo com o autor, as pessoas que vivem mais o tempo neste quadrante, tendem a tornar-se ansiosas, stressadas e dominadas pelo trabalho.

2 – O quadrante onde estar, empresarialmente. É onde se encontram as atividades de planeamento, desenvolvimento, reavaliação de carreiras, competências, processos, elaboração de estratégias. Como não tem o caráter de "urgente", muitas vezes, acabam por ser tarefas negligenciadas, embora sejam muito importantes. E este é um erro muito comum, que devemos procurar evitar.

3 –Coisas urgentes mas não importantes. Dar-lhes prioridade é um erro grave, que pode refletir-se no não cumprimento dos objetivos de médio e longo prazo.

4 – Nem é urgente, nem importante. Um quadrante que, a nível pessoal, faz falta (férias, tempo de lazer, de recuperar forças, de diversão), mas no tempo da empresa, estar neste quadrante é fazer mau uso do tempo.

Para usar esta matriz em seu benefício, deve identificar as atividades da sua empresa, distribuí-las pelos quadrantes e, depois, proceder aos ajustes necessários para opimizar os recursos da sua empresa.

Cada caso é um caso, no entanto, deixamos algumas indicações dadas pelo próprio autor:

•    As pessoas profissionalmente eficazes procuram concentrar-se no quadrante 2, dão pouco tempo ao quadrante 1 e procuram estar longe dos quadrantes 3 e 4.

•    As atividades devem estar concentradas nos quadrantes 1 e 2, ou seja, nas coisas importantes, independentemente de serem ou não urgentes.

•    Se notar que a sua equipa está, principalmente, no quadrante 3, há problemas (ou de delegação, ou na própria equipa).

•    As atividades mudam de quadrante dinamicamente, sendo necessário estar atento e fazer reavaliações periódicas.

8 Truques para melhorar a produtividade

Às vezes, parece que temos muita coisa para fazer, que não paramos o dia todos mas, ainda assim, parece que nada aparece feito. Existem muitas maneiras de melhorar a produtividade e cada pessoa sabe melhor do que ninguém qual o melhor método para si. No entanto, aqui ficam 8 medidas que poderão ajudar.

1 – Mantenha os arquivos organizados

A tendência é criar muitos documentos, muitas pastas e não saber onde está o quê. Se tiver uma organização lógica, sentir-se-á mais eficiente e saberá sempre onde procurar o documento que precisa.

2 – Escreva as tarefas que tem para fazer e atribua-lhes prioridades

A lista pode ser diária, semanal ou mensal, como se adaptar melhor à sua função, personalidade e aos projetos em curso.

3 – Não acumule pequenas tarefas

Se aparecer algo que demora menos de 3 minutos, faça-o assim que possível! Ficará com a sensação de que existem menos coisas pendentes e terá a cabeça mais livre para se dedicar a tarefas que exigem mais dedicação.

4 – Anote quando os assuntos ficam pendentes noutras pessoas

Para além de evitar esquecer-se dos projetos, sabe o motivo por que o projeto ficou pendente e com quem está.

5 – Aponte as boas ideias

Se tiver uma boa ideia para a qual não tem tempo, mas que também não deve desperdiçar, aponte-a. Mantenha a lista atualizada e, quando for oportuno, volte a avaliar essas ideias.

6 – Seja realista quanto ao tempo

Se for demasiado otimista em relação ao tempo que pensa ocupar com cada tarefa, corre o risco de se sentir frustrado, de defraudar as expectativas de outras pessoas e de não conseguir cumprir aquilo a que se propôs. Se estabelecer metas exequíveis, sente-se mais em controlo, evita o stress do atraso e até pode surpreender-se pela positiva.

7 – Seja rápido a decidir

Quando surge uma tarefa importante mas inesperada, decida rápido: resolver logo, delegar ou agendar uma data para a levar a cabo. Assim, não negligencia essas tarefas, mas também não deixa que prejudiquem a execução das restantes.

8 – Esqueça o multitasking

Quando começar algo, leve a tarefa até ao fim. Interromper constantemente e tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo, pode resultar em que muita coisa fique iniciada, mas poucas fiquem, efetivamente, concluídas.

Como fazer uma reunião eficaz?

A maioria das reuniões é pura perda de tempo (ver mais). No entanto, também existem reuniões importantes e necessárias, das quais se deve procurar tirar o máximo rendimento possível.

Antes da reunião

•    Fazer o planeamento, considerando os objetivos da reunião;
•    Convocar os colaboradores a envolver;
•    Definir a duração da reunião, prevendo as pausas, se for longa;
•    Reservar e preparar a sala e o material necessário.

No início da reunião

•    Clarificar os objetivos;
•    Relembrar os pontos a abordar;
•    Se necessário, apresentar os intervenientes.

Durante a reunião

•    Favorecer o espírito de grupo (criar um clima de confiança, valorizar todas as opiniões);
•    Facilitar o trabalho (questionar, gerir o tempo de uso da palavra, evitar fugas ao assunto…).

No fim da reunião

•    Enunciar as decisões;
•    Listar as medidas a tomar e as tarefas e prazos de cada um.
Depois da reunião
•    Redigir e enviar a ata da reunião aos envolvidos e a quem deva ter conhecimento.

Os 20 ingredientes das empresas de sucesso

 

1 – Foco no cliente
2 – Parcerias
3 – Qualidade
4 – Oferta diferente
5 – Inovação constante
6 – Ética
7 – Colaboradores satisfeitos
8 – Competências técnicas
9 – Competências comportamentais
10 - Uma equipa coesa
11 – Um dono motivado
12 - Planeamento e acompanhamento dos negócios
13 – Cash flow saudável
14 – Marketing e comunicação
15 – Tecnologia
16 – Formação
17 – Imagem positiva
18 - Vários fornecedores
19 – Atenção a novas oportunidades de negócio
20 - Capacidade de mudar

8 Dicas para ter um excelente serviço ao cliente

O que faz o sucesso de uma empresa são os clientes. Sem clientes, não há empresa. Com clientes satisfeitos, há negócio. Com clientes muito satisfeitos, há negócio, passa-palavra positivo e relacionamentos empresariais duradouros. Quase todas as empresas dizem que são orientadas para o cliente. Fica sempre bem dizer isso! Contudo, na maior parte dos casos, isto não passa de uma expressão, muito apregoada, mas pouco concretizada.

Provavelmente, dirigir uma empresa orientada ao cliente é algo que os administradores das empresas que dizem que o são mas não são, gostariam que fosse verdade. Mas não é algo que se decida e se implemente em minutos. Nem sequer é algo que dependa exclusivamente deles ou de uma vontade. É algo que tem de estar impregnado na cultura da empresa, idealmente, desde a criação da mesma, o que nem sempre acontece.

Então, como aculturar a empresa para o serviço ao cliente?

1 - O exemplo vem de cima. Se o cliente não for a prioridade da administração, dificilmente será dos colaboradores.

2 - Espalhe a palavra na empresa: “o mais importante é que o cliente fique satisfeito”.

3 - Os colaboradores que prestam um bom serviço ao cliente devem ser elogiados por isso.

4 - Ouça o cliente: questionários de satisfação, sugestões, reclamações, feedback dos colaboradores que conhecem o cliente… Nenhuma informação deve ser descurada.

5 - Aja! Ouvir o cliente, conhecer a perspetiva dele e não fazer nada com essa informação é perder tempo e dinheiro.

6 - Promova ações internas de formação no âmbito do serviço ao cliente.

7 - Exceda expectativas. Personalize o que puder, tenha atenção ao detalhe, seja perfecionista nos trabalhos que entrega, não se limite ao standard. Cada cliente é um cliente.

8 - Esqueça as regras quando estão no caminho de um bom serviço. Não há nada mais irritante para o cliente do que precisar de uma solução simples e rápida e ter como resposta "as regras da empresa não permitem...". Independentemente das burocracias que possam existir, o MAIS IMPORTANTE é que o cliente fique satisfeito. E isto tem de ser mais do que meras palavras.