4 Factos a ter em conta quando se pensa fazer uma reunião

Em Portugal, as pessoas gostam de reuniões. Parece haver a estranha noção de que a importância que uma pessoa tem é medida pelo número de reuniões para que é convocada.

Claro que há reuniões que são necessárias. E essas devem fazer-se. 

Mas, para poupar tempo e dinheiro (os recursos humanos presentes na reunião são pagos), quando estiver prestes a marcar ou aceitar uma reunião, avalie se esta será produtiva.



A MAIORIA DAS REUNIÕES SÃO PERDA DE TEMPO

Os estudos dizem que cerca de 2 terços de todas as reuniões feitas numa empresa são pura perda de tempo. Seja porque não houve organização prévia da mesma, porque os participantes não eram os corretos, ou eram os corretos mas não estavam a par da agenda da reunião, seja porque a reunião nem era necessária, ou era necessária mas acabou por não se decidir nada.


UMA REUNIÃO TEM DE TER UM OBJETIVO CONCRETO

Uma reunião tem de ter um propósito definido, conhecido por todos os envolvidos, tem de servir para se tomarem as decisões necessárias e estas têm de ser levadas à prática. Reuniões rotineiras (semanais, por exemplo), para “conversar” deixam de valer a pena em pouco tempo. Da mesma forma, não valem a pena reuniões após as quais fica tudo na mesma. Deve decidir-se “o que deve ser feito”, “quem deve fazer” e “quando deve ser feito”. Fazer o que se definiu faz parte do processo de decisório. Se não há ação, na realidade, não houve decisão.


REUNIÕES EM EXCESSO SÃO SINAL QUE ALGO ESTÁ MAL

Muitas reuniões costumam significar muitos problemas e/ou que a empresa é complicada demais. O autor e administrador Max Gehringer diz até que é um sinal que a empresa é adversa à mudança, fazendo reuniões como meio de a evitar: levantam-se questões, objeções, mais problemas, complica-se o que poderia ser simples e, no fim, não se faz nada e deixa-se tudo como estava.


AS REUNIÕES DEVEM TER 2 HORAS, NO MÁXIMO!

Simplesmente porque, a partir daí, a capacidade de concentração diminui, a objetividade e o desempenho também, e o desconforto aumenta (nem toda a gente está no pico da produtividade depois de mais de 2 horas sem comer, beber, ir ao wc ou, simplesmente, levantar-se). 

Relativamente ao tempo da reunião, a hora de início e a hora de fim devem estar bem definidas, para que as agendas de trabalho possam ser marcadas convenientemente e o tempo melhor aproveitado. É a diferença entre não marcar nada para de manhã porque se vai “estar em reunião”, ou marcar para a hora X, porque sabe que a essa hora a reunião já terminou.