O tempo é um bem. Escasso, limitado e não recuperável. Por isso, é importante que tenhamos controlo do tempo que temos: tirar benefícios do tempo torna-nos mais produtivos e realizados, faz-nos sentir melhor e reflete-se em melhores resultados.
Para aproveitar o tempo, é fundamental criar bons hábitos. Existem algumas regras que, uma vez interiorizadas, se transformam em rotinas que se traduzem no aumento da eficiência:
1 - Pare de dizer que não tem tempo. Tem tempo. Está é a usá-lo para outra coisa qualquer. É necessário ter uma atitude positiva, senão, ficamos ansiosos, stressados, com menos energia e mais frustrados. Em vez de dizer que não temos tempo, devemos dizer outra coisa que se aplique, como "agora não é a minha prioridade";
2 - Saiba o que tem para fazer: se no início do dia não souber responder a questões como "o que é que tenho de fazer?" ou "o que é prioritário?", é provável que se perca em questões circunstanciais;
3 - Defina metas SMART (specific, mensurable, achievable, relevant, time-bond): específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com um prazo exequível;
4 - Estabeleça prioridades e aja de acordo com as mesmas;
5 - Faça um plano do que tem para fazer. Inclua as atividades, o prazo de conclusão de cada uma, o resultado esperado, a facilidade que lhe atribui e a prioridade. À medida que as termina, marque-as com um visto: a sensação de contagem decrescente ajuda a parecer que tem menos coisas para fazer, a sentir-se mais organizado e produtivo e mais satisfeito com o seu trabalho;
6 - Divida os projetos grandes em parcelas menores, que parecerão mais fáceis de concretizar;
7 - Decida: decidir poupa tempo e gera oportunidades. O tempo é implacável e, se não formos rápidos o suficiente a decidir o que fazer, as oportunidades desaparecem ou são perdidas para a concorrência;
8 - Delegue na pessoa certa: cada pessoa deve fazer aquilo em que é melhor. Assim, a produtividade da empresa aumenta e, provavelmente, a da pessoa também, uma vez que temos tendência de gostar daquilo em que somos bons;
9 - Termine uma tarefa antes de começar outra: concluir a tarefa a que nos propusemos aumenta a satisfação e a auto-confiança. Por outro lado, começar muitos projetos simultaneamente aumenta o stress e a probabilidade de não os concluir;
10 - Informe-se acerca das tarefas novas: qual o objetivo, quem está envolvido no projeto, o que é que é esperado de si. Se necessário, estude. "Se quiser derrubar uma árvore em metade do tempo, passe o dobro do tempo a amolar o machado" (provérbio chinês);
11 - Saiba dizer que não. Ninguém recebe mais crédito por fazer mais uma coisinha quando está cheio de trabalho. Pelo contrário: se o mais importante for prejudicado em função disso, ninguém se lembrará dessa tarefa menor;
12 - Não adie se surgir uma questão inesperada: Dar atenção a um assunto para depois o deixar pendente, é perder tempo. Além disso, adiar questões que não eram urgentes nem importantes, faz com que o passem a ser;
13 - Poupe-se a reuniões desnecessárias, um dos principais fatores de desperdício de tempo nas empresas;
14 - Evite as interrupções: obrigam a parar o que se está a fazer e, quando retomar a atividade, demorará mais tempo a alinhar o raciocínio. Se a sua função o exigir, adote o sistema "sala do professor": defina um horário para "atender" quem precisa de falar consigo;
15 - Organize a informação de que necessita: de acordo como um estudo efetuado pelo Wall Street Journal, gastam-se 6 semanas por ano à procura da informação que precisamos;
16 - Ao consultar o e-mail, adote o sistema LARA: tome, de imediato, uma das seguintes ações: "lixo", "atuar", "remeter para outra pessoa" ou "arquivar".
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