Checklist para organizar um evento bem sucedido

Organizar um evento é uma maneira de manter a proximidade com os clientes, de envolvê-los, de contactar potenciais clientes e de ganhar visibilidade no mercado. Não é complicado de fazer mas dá trabalho e implica muita atenção ao detalhe.

O que não esquecer? Checklist para organizar um evento bem sucedido
 

• Dê-lhe um nome: ajuda na divulgação e é mais profissional;
  
  
• Defina o target do evento e comunique para ele;
  
  
• Na divulgação, inclua informação sobre os melhores locais para estacionar (ajuda a diminuir o número de atrasos) e, se necessário, sobre o tipo de vestuário requerido, para que ninguém se sinta desenquadrado;
  
  
• Ao marcar a data, investigue se esta não se sobrepõe a outros eventos;
  
  
• Verifique as previsões meteorológicas para o dia em questão, principalmente, se se tratar de um evento ao ar livre;
  
  
• Liste o material necessário e tenha-o disponível e testado com antecedência (aparelho de som, microfone, projector...);
  
  
• Controle o tempo do evento: há sempre quem chegue atrasado, mas não é por isso que o evento deve atrasar ou terminar mais tarde;
  
  
• Preocupe-se com a qualidade e a quantidade da comida que vai oferecer. Lembre-se que, pelo menos água e café deve sempre oferecer;
  
  
• Verifique se o número de casas de banho é proporcional ao número de assistentes, para que as pessoas não passem mais tempo em filas do que a aproveitar o evento!
  
  
• Adeqúe o espaço ao número de pessoas que vão. Se for pequeno, torna-se desagradável, se for demasiado grande, parece que a sala está vazia;
  
  
• Seja relações-públicas! Tente integrar as pessoas mais tímidas, apresente os assistentes uns aos outros, dê atenção a quem chega. No início do evento, dedique cerca de 30 minutos a este trabalho;
  
  
• Se tiver material para distribuir (pastas, canetas, brindes), faça-o no início ou no fim do evento;
  
  
• Se existir música ambiente, certifique-se que é instrumental e que está num volume que não incomode a conversa dos convidados;
  
  
• Agradeça a presença dos convidados;
  
  
• Elabore questionários de satisfação e analise-os. Terá boas sugestões para melhorar futuramente.