Escrever um e-mail que seja lido

O e-mail é uma ferramenta de comunicação prática, imediata e sem custos. Talvez por isso, a ilusão de eficácia. A verdade é que somos tão bombardeados por e-mails, que os ignoramos com extrema facilidade. Principalmente, quando "cheiram" a publicidade.

Então, como fazer para redigir um e-mail que seja lido?

Seja conciso e incisivo

Tente que o corpo de e-mail tenha, no máximo, 10 linhas e que não haja blocos de textos maiores do que 3 ou 4 linhas, separadas dos outros parágrafos por um espaço. Um e-mail não é um romance; a maioria das pessoas não lê textos muito grandes: passa os olhos e fica com uma ideia do que se trata. Inclua um "P.S." (costumam ser lidos), cinja-se a um assunto, vá direto ao tema, evite vocabulário técnico e use palavras que chamem a atenção do destinatário (você, seu, sua, garantia, resultados, poupar, ganhar…). Faça uma "promessa" de bom serviço e mostre que fará tudo cumpri-la (e faça-o MESMO).

O que importa é o cliente

Não vale a pena escrever um e-mail tecnicamente correto, mas onde só fala de si e de como a sua empresa é linda e faz coisas maravilhosas. Fale para o cliente! O que ganha ele com isso? O que tem para lhe oferecer? Não fale das características do seu serviço ou produto, fale das vantagens e dos benefícios que essas originam para o cliente. O cliente não quer saber como é feito um automóvel, quer saber que vai ganhar segurança, liberdade, conforto, poupança.

Atenção aos anexos

Para além de ser comum enviar e-mails esquecendo de anexar os ficheiros pretendidos, há outros 2 problemas a ter em consideração: 1 – As pessoas não costumam reparar que o e-mail tem anexos, chame a atenção para isso no próprio corpo de e-mail; 2 – Não é raro que os e-mails não sejam entregues por falta de espaço na caixa de correio do destinatário. Procure enviar anexos de pequena dimensão ou, melhor ainda, coloque-os online e envie o link.

Por exemplo:
Clique aqui e veja a nossa apresentação.
Se não conseguir visualizar o ficheiro, clique aqui e instale o PowerPoint Viewer.

Cuide do "assunto"

O assunto de um e-mail é como se fosse o título do mesmo. Para além do remetente, é o que fará a pessoa decidir se vai abrir o e-mail. Nos casos de 1º contacto, é ponto fulcral. Tente direcionar o mais possível, personalizá-lo de acordo com os interesses do destinatário e que não tenha mais de 7 palavras. Por exemplo, se tem uma empresa de eventos e está a fazer uma promoção referente a um concerto do Toni Carreira, em vez de escrever no assunto "Grande Promoção", escreva "Para todos os fãs do Toni Carreira". Não só é mais apelativo, como tem menos hipóteses de ser barrado como spam. 

Inclua uma assinatura

Tenha uma assinatura tratada, que inclua informação e o logo da empresa, os seus contactos, links de interesse (blog e url da empresa, por exemplo) e opção de subscrição da newsletter da empresa, caso exista.

Segmente

Não vale a pena enviar um e-mail de apresentação de serviços de estética capilar a carecas. Defina os critérios etários, geográficos, comportamentais… que se apliquem ao seu target e aponte para aí. E se alguém pedir para ser "removido" da sua lista de contactos, faça-o. Não só por questões éticas, mas também porque você também não quer gastar tempo com quem não tem interesse no que você tem para oferecer.

Reveja!

Antes de enviar o e-mail, passe o corretor ortográfico. Um e-mail com erros ou gralhas demonstra falta de cuidado e parece pouco profissional. A qualidade do seu serviço fica "apresentada" à partida. Outra coisa a ter em atenção: escreva o e-mail do destinatário apenas após tudo escrito e revisto. Não vá acontecer enviar o e-mail sem querer, enquanto ainda não está terminado.